Unsere KI-Projekte führen und unterstützen
Wie halten wir unser gesamtes KI-Projektportfolio auf Kurs und unterstützen die Projektteams, ohne die operative Umsetzung doppelt zu organisieren?
Wir sorgen dafür, dass unsere KI-Projekte nicht isoliert nebeneinanderlaufen. Wir schaffen klare Regeln, Rollen und Routinen für die Portfoliosteuerung, unterstützen unsere Projektteams und reagieren rechtzeitig auf Risiken, Engpässe und neue Erkenntnisse.
Mit dieser Stufe starten →In dieser Stufe · Inhaltsverzeichnis
Unsere Aufgabe
Unsere ersten Projekte sind aktiviert und werden mit MASTER konkret geplant und umgesetzt. Jetzt müssen wir den Überblick behalten: Welche Vorhaben kommen voran? Wo fehlen gemeinsame Ressourcen? Wo gefährden Abhängigkeiten oder Risiken den geplanten geschäftlichen Nutzen?
Wir führen in L nicht jedes einzelne Projekt selbst. Dafür gibt es Projektleitungen und die MASTER-Methode. Unsere Managementaufgabe ist die übergreifende Koordination und Unterstützung des Portfolios.
Dazu vereinbaren wir einheitliche Berichte, eindeutige Entscheidungsrechte und regelmäßige kurze Managementroutinen. Das Programm aus C sowie die Projektübersicht aus A werden dadurch laufend weitergeführt – ohne ein zweites Berichtssystem aufzubauen.
Was wir am Ende haben
Am Ende dieser Stufe haben wir folgende nutzbare Arbeitsgrundlagen. Wir entwickeln bestehende Dokumente weiter, statt dieselben Informationen mehrfach zu erfassen.
Portfolio Management Standards & Rules
Einheitliche Regeln zur Statusbewertung, Prioritätsänderung, Ressourcenzuteilung, Eskalation, Freigabe, Pausierung und Beendigung von Projekten.
Portfolio Management Roles & Routines
Geklärte Verantwortlichkeiten und wiederkehrende Managementabläufe: Wer liefert welche Informationen, wer entscheidet bei Problemen und wie häufig wird das Portfolio gemeinsam überprüft?
Was wir dafür brauchen
Wir beginnen mit dem, was im Unternehmen bereits vorhanden ist. Fehlen Angaben, klären wir sie gezielt bei den zuständigen Personen.
- Das AI Project Portfolio und die Aktivierungsentscheidungen aus A.
- Das aktuelle AI Scaling Program aus C und die Prioritäten und Standards aus S.
- Projektstatus, Meilensteine, Risikohinweise und relevante Erkenntnisse der einzelnen MASTER-Projekte.
- Informationen zu verfügbaren Ressourcen, Abhängigkeiten und Kosten.
- Festgelegte Entscheidungskompetenzen der Geschäftsleitung, Bereichsleitungen und Projektverantwortlichen.
So gehen wir vor
Wir bearbeiten eine zusammenhängende Managementaufgabe in vier praktischen Arbeitsschritten. Diese Arbeitsschritte sind keine zusätzlichen SCALE-Stufen.
Einheitliche Portfolioregeln vereinbaren
Welche Informationen und Entscheidungen brauchen wir wirklich?
Wir bestimmen wenige gemeinsame Statusmerkmale für alle Projekte: geschäftlicher Nutzen, Fortschritt, nächster Meilenstein, Risiken, Ressourcen und erforderliche Entscheidungen.
Wir legen fest, wann ein Problem im Projekt gelöst wird und wann es auf Portfolioebene entschieden werden muss. Ebenso bestimmen wir, unter welchen Bedingungen Prioritäten verschoben, Mittel umverteilt oder Projekte pausiert werden.
Wir klären und dokumentieren:
- Einheitliche Projektstatusangaben
- Schwellen für Eskalationen
- Regeln für Ressourcen- und Prioritätsänderungen
- Entscheidungen zu Fortführung, Anpassung und Stopp
Rollen und Verantwortlichkeiten klären
Wer führt, wer unterstützt und wer entscheidet?
Die Projektleitung bleibt für das einzelne MASTER-Projekt verantwortlich. Das Scale Team pflegt den Portfolioüberblick, erkennt übergreifende Probleme und bereitet Managemententscheidungen vor.
Bereichsverantwortliche sichern den geschäftlichen Nutzen und die Mitarbeit der Fachabteilungen. Die Geschäftsleitung entscheidet über wichtige Prioritäts- und Ressourcenkonflikte. Wir halten diese Rollen schriftlich fest.
Wir klären und dokumentieren:
- Projektverantwortung
- Portfoliokoordination
- Fachliche Nutzenverantwortung
- Entscheidungs- und Eskalationsrechte
Managementroutinen etablieren
Wie bleiben wir in einer verlässlichen, aber schlanken Taktung handlungsfähig?
Wir vereinbaren ein regelmäßiges Portfolio-Review mit einem kurzen, standardisierten Überblick. Dort behandeln wir vor allem Ausnahmen, Entscheidungen und notwendige Unterstützung – keine vollständigen Projektpräsentationen.
Offene Maßnahmen erhalten Verantwortliche und Termine. Änderungen gehen direkt in das bestehende AI Project Portfolio und die Roadmap zurück.
Wir klären und dokumentieren:
- Rhythmus des Portfolio-Reviews
- Einheitliche kurze Statusmeldungen
- Entscheidungsliste mit Verantwortlichen
- Nachverfolgung der beschlossenen Maßnahmen
Projektteams unterstützen und das Programm nachsteuern
Was müssen wir ändern, damit das Portfolio seinen geschäftlichen Zweck erfüllt?
Wir lösen geteilte Engpässe bei Daten, IT, Fachpersonal oder Führungskapazitäten, soweit möglich. Wo ein Projekt neue Erkenntnisse liefert, prüfen wir Auswirkungen auf andere Projekte.
Wir beobachten neben Terminen und Budgets insbesondere, ob die erwarteten geschäftlichen Verbesserungen erreichbar bleiben. Falls nicht, entscheiden wir bewusst über Anpassung, Neupriorisierung, Pausierung oder Beendigung.
Wir klären und dokumentieren:
- Unterstützungsbedarf der Projektteams
- Neue Risiken oder Abhängigkeiten
- Wirkung auf das Business-Ziel
- Konkrete Entscheidungen für Portfolio und Roadmap
Wer daran arbeitet
Die Aufgabe braucht eine klare Führung und die gezielte Mitarbeit der zuständigen Personen. Das bedeutet nicht, dass wir für jeden Schritt einen großen Workshop organisieren müssen.
- Projektleitungen: steuern ihre Projekte mit MASTER und liefern kurze, verlässliche Statusinformationen.
- Scale Team / Head of AI: führt den Portfolioüberblick, bereitet Entscheidungen vor und koordiniert Unterstützung.
- Bereichsverantwortliche / Business Owner: verfolgen den erwarteten geschäftlichen Nutzen und stellen Fachressourcen bereit.
- Geschäftsleitung oder Portfoliogremium: entscheidet über übergreifende Prioritäten, Ressourcen und größere Kursänderungen.
- IT, Daten- und weitere Fachverantwortliche: unterstützen bei gemeinsamen technischen und organisatorischen Hindernissen.
Beispiel: Schokofino
Illustratives Unternehmensbeispiel · Schokofino
Schokofino hat mehrere KI-Projekte aktiviert. Beim Projekt für die Lieferantenvorauswahl zeigt sich, dass dieselben Datenexpertinnen und Datenexperten auch von einem anderen Projekt benötigt werden.
Im Portfolio-Review wird der Engpass sichtbar. Die Projektleitungen beschreiben die Folgen für ihre Meilensteine. Das Scale Team bereitet zwei realistische Varianten der Ressourcenzuteilung vor.
Die zuständige Leitung entscheidet, welche Arbeit wegen der höheren Business-Priorität zuerst unterstützt wird. Die beiden Projektpläne und das AI Scaling Program werden entsprechend aktualisiert.
Das Portfolio-Review ersetzt nicht die täglichen Aufgaben der MASTER-Projektleitungen. Es entscheidet genau dort, wo die Abstimmung zwischen mehreren Vorhaben nötig ist.
Wann ist unser Ergebnis gut genug?
Wir haben die Stufe ausreichend abgeschlossen, wenn:
- Alle aktiven Vorhaben sind in einem aktuellen Portfolioüberblick sichtbar.
- Für Projektstatus, Eskalationen und Kursänderungen gelten gemeinsame Regeln.
- Projekt- und Portfolioverantwortung sind klar getrennt.
- Portfolio-Reviews finden regelmäßig statt und führen zu konkreten Entscheidungen.
- Abhängigkeiten und Ressourcenkonflikte werden sichtbar und bearbeitet.
- Prioritäten und Roadmap werden aufgrund neuer Erkenntnisse nachvollziehbar angepasst.
Typische Fehler, die wir vermeiden
Portfolio-Review als Projektstatusshow veranstalten
Wir besprechen Abweichungen und Entscheidungen, statt jede Projektaktivität erneut erzählen zu lassen.
MASTER und SCALE-L vermischen
Die operative Projektleitung bleibt im Projekt. SCALE-L löst übergreifende Probleme und steuert das Portfolio.
Nur Zeit und Budget messen
Entscheidend ist auch, ob die erwartete Verbesserung des Geschäftsprozesses erreichbar bleibt.
Regeln ohne Entscheidungen formulieren
Eine Managementroutine ist erst hilfreich, wenn Verantwortliche und konkrete Maßnahmen daraus entstehen.
Arbeitsvorlagen – Entwurf
Diese Feldstruktur zeigt, welche Informationen unsere Arbeitsvorlagen enthalten sollen. In dieser ersten Fassung sind die Templates direkt auf der Seite beschrieben; separate PDF- und DOCX-Dateien können wir nach der inhaltlichen Freigabe erstellen.
Portfolio Management Standards & Rules
- Statusmodell
- Welche Angaben verwenden alle Projekte?
- Eskalationsregeln
- Welche Abweichungen gehen auf Portfolioebene?
- Prioritäts- und Ressourcenregeln
- Wer darf Änderungen beschließen?
- Go / Hold / Stop
- Wann wird ein Projekt angepasst oder beendet?
Portfolio Management Roles & Routines
- Rollen
- Wer führt Projekt, Portfolio und Entscheidungen?
- Regeltermin
- Wann und in welchem Rhythmus wird geprüft?
- Vorbereitung
- Welche Informationen werden bis wann bereitgestellt?
- Entscheidungslog
- Welche Entscheidung trifft wer bis wann?
- Nachverfolgung
- Wie prüfen wir die Umsetzung?
ELEVATE · Die Fähigkeiten unserer Mitarbeitenden und unseres Unternehmens weiterentwickeln
Wir nutzen die vorhandenen Ergebnisse weiter und bearbeiten die nächste Aufgabe.
Weiter zu Stufe 5 →