Delegation an KI
Welche Informationsarbeit soll KI übernehmen – und gibt es gravierende Gründe, die dagegen sprechen?
Wir kennen unser Business-Ziel, die kritischen Bottlenecks und die benötigte Veränderung. Jetzt untersuchen wir, ob KI eine sinnvolle Möglichkeit ist, die notwendige Informationsarbeit zu leisten.
Wir beschreiben einen überprüfbaren Auftrag für KI und prüfen drei mögliche organisatorische Showstopper, bevor wir weiteren Aufwand auslösen.
Jetzt kommt KI ins Spiel.
Aus A kennen wir unser ambitioniertes Business-Ziel, aus B den kritischen Bottleneck und aus C die Veränderung der Informationsversorgung, die voraussichtlich helfen könnte.
Vorher stellen wir noch eine andere Frage: Warum überhaupt KI? Vielleicht genügen organisatorische Maßnahmen, eine bessere Datenbank, klassische Software oder herkömmliche Automatisierung.
Wir setzen KI nicht ein, weil wir KI einsetzen wollen. Wir wählen die einfachste Lösung, die unsere betrieblichen Anforderungen zuverlässig erfüllt.
Wir formulieren einen klaren Auftrag für KI.
Für unsere AI Delegation Karte verwenden wir fünf aufeinander aufbauende Elemente:
SPOT – Wo soll KI ansetzen?
Wir bestimmen die genaue Stelle im kritischen Informationsengpass aus Schritt C, an der Informationen heute gesucht, verarbeitet oder aufbereitet werden. Die Workflow- und Bottleneck-Analyse beschreiben wir nicht erneut.
TASK – Was soll KI tun?
Wir beschreiben die konkrete Informationsaufgabe: suchen, extrahieren, vergleichen, strukturieren, prüfen oder zusammenfassen – genau so weit, wie es für unseren Change nötig ist.
INPUT – Welche Informationen benötigt KI?
Wir benennen Quellen, Daten, Dokumente, Webseiten, historische Erfahrungen, fachliche Regeln, Qualitätsanforderungen und Ausschlusskriterien. Ob alles davon bereitstellbar ist, prüfen wir später im Organisations-Showstopper-Check.
- Datenbanken, Dokumente und digitale Informationsquellen
- Produkt-, Zutaten- oder Lieferantendaten
- Fachliche Auswahlregeln und Ausschlusskriterien
OUTPUT – Welches Ergebnis erwarten wir?
Wir beschreiben den Output so, dass er unmittelbar für eine Entscheidung brauchbar und überprüfbar ist: Inhalt, Form, Vollständigkeit, Zuverlässigkeit, Tempo, Begründungen und verbindliche Regeln.
INTEGRATION – Wie verwenden wir das Ergebnis?
Wir klären die fachliche Einbindung: Wer erhält den KI-Output? Wer prüft ihn? Welche Entscheidung wird damit vorbereitet? Welche Aktivitäten folgen?
Hier geht es um die Nutzung im Workflow. Die detaillierte technische Integration und Projektplanung folgen erst später.
Wir legen Menschen, Entscheidungen und Qualitätsanforderungen fest.
Bei der Delegation bleibt unsere geschäftliche Verantwortung geklärt. Wir greifen auf die Rollen und Verantwortlichkeiten aus Kapitel 3 zurück.
Wir formulieren überprüfbare Qualitätskriterien, etwa vollständige Berücksichtigung relevanter Kandidaten, Einhaltung verbindlicher Ausschlussregeln, Quellenangaben und ausreichend zuverlässige Ergebnisse.
Wir beschreiben die erwartete Leistung. Einen praktischen Nachweis ihrer Qualität liefern diese Anforderungen allein noch nicht.
Wir prüfen drei mögliche KO-Kriterien.
Nicht jede organisatorische Schwierigkeit ist ein Ausschlussgrund. Um Scheingenauigkeit zu vermeiden, konzentrieren wir uns zunächst auf drei gravierende Gegenfragen.
Zu wenig nutzbare digitale Daten
Sind die erforderlichen Daten in digitaler Form verfügbar oder mit vertretbarem Aufwand zugänglich? Fehlen wesentliche Inputs dauerhaft, könnte die Delegation daran scheitern.
Zu seltene Nutzung
Kommt die Aufgabe häufig genug vor, um den Aufwand voraussichtlich zu rechtfertigen? Selten ist nicht automatisch schlecht: Auch ein einzelner Fall kann einen hohen Wert haben.
Zu viele Ausnahmen und implizites Erfahrungswissen
Können erfahrene Mitarbeitende wesentliche Regeln, Ausnahmen und Qualitätsmaßstäbe beschreiben? Ohne prüfbare Anforderungen können wir einen KI-Output später kaum sinnvoll beurteilen.
Drei mögliche Ergebnisse: Kein gravierender Gegen-Grund · Überwindbares Hindernis · Möglicher Showstopper. Ein möglicher Showstopper ist noch keine automatische Ablehnung.
Wir definieren die KI-Delegation für die Lieferantenvorauswahl.
Schokofino will die Lieferanten-Shortlist künftig innerhalb eines Tages statt innerhalb von drei Wochen erhalten. Die Entscheidung bleibt beim Einkauf.
Organisations-Check: Sind Lieferantendaten digital nutzbar? Tritt die Aufgabe häufig genug auf? Können Einkäufer Sonderfälle und Ausschlussgründe ausreichend erklären?
Wenn keine gravierenden Gegen-Gründe erkennbar sind, untersuchen wir in E die weiteren Hürden und offenen Fragen.
Zwei Arbeitsblätter dokumentieren Schritt D.
AI Delegation Karte
Wir beschreiben Business-Bezug, Alternative zu KI, SPOT, TASK, INPUT, OUTPUT, INTEGRATION, menschliche Verantwortung und Qualitätsanforderungen.
Die bearbeitbare DOCX-Datei ist im Download-Paket enthalten. Der PDF-Link wird aktiv, sobald die gleichnamige Datei bei Squarespace hochgeladen ist.
Organisations-Showstopper-Check
Drei organisatorische Gegenfragen – ausdrücklich keine Punkteskala.
- Nutzbare digitale Daten
- Nutzungshäufigkeit
- Ausnahmen und implizites Erfahrungswissen
Die bearbeitbare DOCX-Datei ist im Download-Paket enthalten. Der PDF-Link wird aktiv, sobald die gleichnamige Datei bei Squarespace hochgeladen ist.
Wir verknüpfen beide Vorlagen mit Goal-, Bottleneck-, Change- und Rollenprofilen. Bereits erfasste Daten werden nicht erneut erhoben.
Wann ist Schritt D gut genug?
- Wir erkennen einen plausiblen Grund für den Einsatz von KI.
- SPOT, TASK, INPUT, OUTPUT und INTEGRATION sind ausreichend konkret beschrieben.
- Menschliche Verantwortung und überprüfbare Qualitätskriterien sind geklärt.
- Alle drei organisatorischen KO-Kriterien sind betrachtet.
- Wir unterscheiden überwindbare Hindernisse von möglichen Showstoppern.
Wir brauchen hier weder eine vollständige technische Spezifikation noch eine umfassende Organisationsanalyse.
Wir vermeiden sechs grundlegende Fehler.
Wir prüfen, ob eine weniger aufwendige Lösung den Change ebenso gut erreichen kann.
Ein klar abgegrenzter Informationsauftrag ist leichter zu prüfen und zu kontrollieren.
Ohne überprüfbare Anforderungen können wir die spätere Leistung nicht fundiert beurteilen.
Digitale Daten, Nutzungshäufigkeit und Fachwissen müssen mitgedacht werden.
Überwindbare Hindernisse sind zunächst Arbeitsaufträge, keine automatische Ablehnung.
Wir konzentrieren uns auf die drei gravierenden organisatorischen Gegenfragen.
Wir haben einen überprüfbaren KI-Auftrag.
Unsere AI Delegation Karte beschreibt die konkrete Informationsleistung. Der Organisations-Showstopper-Check zeigt, ob gravierende Gegen-Gründe bei digitalen Daten, Nutzungshäufigkeit oder Erfahrungswissen bestehen. Die Entscheidung über den Umgang mit möglichen Showstoppern liegt bei den Verantwortlichen.
Im aktuell vorliegenden Schritt E – Exploration des KI-Potenzials erfassen wir erkennbare technische und betriebliche Hürden, Voraussetzungen und offene Fragen. Ein vollständiger praktischer Leistungsnachweis folgt nicht schon durch diesen ersten Exploration Check.
Schritt E: Exploration des KI-Potenzials
Wir machen mögliche Hürden und offene Fragen vor einer Investition sichtbar.
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