Barrieren und Bottlenecks
Was verhindert heute, dass wir unser Business-Ziel erreichen?
In Schritt A haben wir ein ambitioniertes Business-Ziel festgelegt. Jetzt betrachten wir den Weg dorthin und suchen die Engpässe, die unsere Zielerreichung tatsächlich begrenzen.
Wir prüfen, ob Daten und Informationen dabei eine Rolle spielen. Eine KI-Lösung suchen wir noch nicht.
Wir suchen die Barrieren auf dem Weg zu unserem Ziel.
Ein Bottleneck begrenzt den Fortschritt in unserem Workflow. Vielleicht dauert eine Tätigkeit zu lange, es entstehen Fehler oder Wartezeiten, aufwendige Abstimmungen sind nötig oder eine wichtige Ressource fehlt. Manchmal kann eine Entscheidung nicht rechtzeitig getroffen werden.
Wir unterscheiden zwischen Problemen, die lediglich stören, und Engpässen, die unsere Zielerreichung tatsächlich begrenzen. Besonders interessant sind für unseren AI Business Case Stellen, an denen Daten und Informationsverarbeitung eine Rolle spielen könnten.
Häufig muss zunächst eine Entscheidung getroffen werden, bevor die nächste Tätigkeit beginnen kann. Für diese Entscheidung benötigen wir Informationen. Fehlen sie, treffen sie verspätet ein oder ist ihre Aufbereitung zu aufwendig, kann sich der gesamte Workflow verzögern.
Unsere Leitfrage:
Was verhindert heute, dass wir unser Business-Ziel erreichen – und welche Rolle spielen Informationen und Entscheidungen dabei?
Ob die Informationsversorgung tatsächlich die entscheidende Begrenzung ist, müssen wir untersuchen. Wir setzen einen Informationsengpass nicht einfach voraus und suchen noch keine KI-Lösung.
Wir nutzen unseren bestehenden Workflow.
Aus Schritt A kennen wir das Business-Ziel und den grundsätzlichen Zielpfad. Haben wir die zugehörigen Workflows und Bottlenecks bereits in Kapitel 2 untersucht, verwenden wir diese Ergebnisse unmittelbar weiter. Andernfalls führen wir die nötigen Analysen jetzt durch.
Dafür brauchen wir zunächst:
- unser Goal-Profil aus Kapitel 1 beziehungsweise Schritt A,
- eine Übersicht über den relevanten Workflow,
- Menschen, die den Ablauf aus der täglichen Arbeit kennen.
Für diese erste Untersuchung brauchen wir noch keinen KI-Spezialisten. Entscheidend ist das praktische Wissen der Menschen, die den Prozess kennen.
Wir dokumentieren die Ergebnisse nur einmal. Vorhandene Workflow- und Bottleneck-Templates verwenden wir weiter und ergänzen sie bei Bedarf.
So untersuchen wir unsere Bottlenecks.
Wir identifizieren die Bottlenecks.
Wir betrachten unseren Workflow vom Ausgangspunkt bis zum gewünschten Ergebnis und markieren, wo die Arbeit langsam, schwierig oder besonders aufwendig wird.
- lange Bearbeitungs- und Wartezeiten,
- Fehler, Nacharbeit und wiederholte Abstimmungen,
- hoher manueller Aufwand oder verspätete Entscheidungen,
- fehlende beziehungsweise schwer zugängliche Informationen,
- unzureichende Ressourcen und Kapazitäten.
Wir sammeln zunächst die möglichen Bottlenecks, ohne bereits festzulegen, welchen wir später angehen werden. Die Stellen tragen wir in unsere Workflow-Übersicht ein.
Wir analysieren die relevanten Bottlenecks.
Wir zoomen in den betreffenden Workflow-Ausschnitt hinein und beschreiben den tatsächlichen Ist-Zustand. Unsere IDEA-Analyse betrachtet die Daten sowie die daraus folgenden Informationen, Entscheidungen und Aktivitäten.
Außerdem halten wir Beteiligte, Bearbeitungs- und Wartezeiten, Fehler und zusätzlichen Aufwand fest. So verstehen wir, was in diesem Bottleneck tatsächlich geschieht.
Wir prüfen einen möglichen Informationsengpass.
Welche wichtige Entscheidung wird verzögert oder erschwert? Welche Informationen benötigt sie? Und was funktioniert bei ihrer Bereitstellung oder Verarbeitung nicht gut genug?
- Informationen treffen zu spät ein oder sind unvollständig.
- Daten liegen in verschiedenen Quellen und müssen zusammengeführt werden.
- Informationen sind schwer zugänglich oder nicht zuverlässig.
- Suche, Prüfung und Vergleich binden zu viel qualifizierte Arbeitszeit.
Manche Bottlenecks entstehen dagegen beispielsweise durch fehlende Produktionskapazität, eine technische Störung oder unklare Zuständigkeit. Auch das halten wir fest – ohne einen Informationsengpass zu erzwingen.
Dieser Zusammenhang ist zunächst eine begründete Vermutung. Ob eine Veränderung hilft, untersuchen wir später.
Wir wählen Bottlenecks für die weitere Untersuchung aus.
Nicht jeden erkannten Bottleneck müssen wir gleich intensiv bearbeiten. Wir verfolgen diejenigen weiter, die unser Business-Ziel spürbar begrenzen und deren Untersuchung aussichtsreich erscheint.
Wir können mehrere Bottlenecks weiterverfolgen. Eine endgültige Priorisierung nehmen wir noch nicht vor: Dafür müssen wir erst in Schritt C die Wirkung möglicher Veränderungen untersuchen.
Schokofino: ein Engpass in der Lieferantenauswahl.
Schokofino möchte die Entwicklungszeit neuer saisonaler Produkte von zwölf auf acht Monate reduzieren, ohne Qualitäts- und Margenziele zu unterschreiten.
Die Vorauswahl geeigneter Zutaten und Lieferanten dauert zu lange.
- Business-Ziel
- Entwicklungszeit für neue saisonale Produkte von zwölf auf acht Monate reduzieren.
- Workflow
- Produktidee → Rezeptentwicklung → Zutaten und Lieferanten sichern → Testen → Produktion vorbereiten → Markteinführung.
- Betroffene Entscheidung
- Welche Zutaten und Lieferanten kommen für das neue Produkt infrage?
- Benötigte Informationen
- Preise, Verfügbarkeit, Qualität, Zertifizierungen und technische Eigenschaften.
- Beobachtetes Problem
- Daten aus unterschiedlichen Quellen müssen gesucht, geprüft, verglichen und zusammengeführt werden; die Vorauswahl verzögert sich.
- Mögliche Auswirkung
- Nachfolgende Schritte der Produktentwicklung können möglicherweise erst später beginnen.
Unsere Vermutung: Hier könnte ein relevanter Informationsengpass vorliegen. Wir halten dies im Bottleneck-Profil fest. Ob eine verbesserte Informationsversorgung den Gesamtprozess tatsächlich wesentlich verkürzt, prüfen wir erst mit der Veränderungssimulation in Schritt C.
Wir prüfen, ob unser Bottleneck ausreichend verstanden ist.
Bevor wir weiterarbeiten, prüfen wir:
- Kennen wir die Position des Bottlenecks in unserem Workflow?
- Können wir beschreiben, wodurch die Arbeit dort begrenzt wird?
- Verstehen wir die betroffenen Aktivitäten und Entscheidungen?
- Wissen wir, welche Informationen für diese Entscheidungen benötigt werden?
- Haben wir mögliche Informationsprobleme beschrieben, ohne ihre Bedeutung bereits vorauszusetzen?
- Können wir erklären, wie sich der Bottleneck auf unsere Zielerreichung auswirkt?
Wir müssen noch keine Lösung kennen. Entscheidend ist, dass wir den Bottleneck ausreichend verstehen, um mögliche Veränderungen zu untersuchen.
Wir vermeiden fünf Fehler.
Nicht jedes störende Problem begrenzt unsere Zielerreichung. Wir konzentrieren uns auf Stellen mit relevanter Wirkung auf den Workflow.
„Es dauert zu lange“ beschreibt zunächst nur ein Symptom. Wir untersuchen Aktivitäten, Entscheidungen und Ressourcen, die die Verzögerung verursachen.
Nicht jeder Bottleneck entsteht durch schlechte Informationsversorgung. Wir prüfen den Zusammenhang zwischen Daten, Informationen, Entscheidungen und Aktivitäten.
Solange wir die Barriere nicht verstanden haben, wissen wir nicht, welche Veränderung sinnvoll wäre.
Ein schnellerer Einzelschritt verbessert nicht automatisch das Gesamtergebnis. Wir betrachten immer auch den nachfolgenden Workflow.
Wir verwenden die Templates aus Kapitel 2.
Schritt B benötigt keine neuen Dokumente. Wir greifen auf dieselben Vorlagen zurück, mit denen wir bereits die Workflows und Bottlenecks in Kapitel 2 untersucht haben. Vorhandene Angaben können wir übernehmen und bei Bedarf aktualisieren.
Workflow- und Bottleneck-Übersicht
Wir zeigen den relevanten Workflow vom Business-Ziel bis zum Ergebnis, markieren mögliche Bottlenecks und halten die ersten Auswirkungen auf den weiteren Ablauf fest.
Template als PDF herunterladenBottleneck-Profil mit IDEA-Analyse
Für einen ausgewählten Bottleneck dokumentieren wir den Ist-Zustand, Daten, Informationen, Entscheidungen, Aktivitäten, Beteiligte, Zeit und Aufwand sowie ein mögliches Informationsproblem.
Template als PDF herunterladenDie PDF-Links sind bereits mit den festgelegten Squarespace-Dateinamen versehen. Sie funktionieren auf der veröffentlichten Website, sobald die entsprechenden Dateien hochgeladen sind.
Die Bottleneck-Karte als kompakte Workshop-Ansicht
Die wesentlichen Angaben aus dem Bottleneck-Profil können wir auch als kompakte Karte zusammenfassen. Das ist keine neue Vorlage und kein weiterer Datensatz, sondern eine kurze Arbeitsansicht derselben Informationen.
Die Karte zeigt die Informationen kompakt; die ausführliche IDEA-Analyse bleibt im Bottleneck-Profil dokumentiert.
Wir kennen unsere relevanten Bottlenecks.
Wir kennen die relevanten Bottlenecks auf dem Weg zu unserem Business-Ziel, ihre Position im Workflow und die wichtigsten Ursachen. Bei geeigneten Bottlenecks wissen wir, welche Entscheidungen betroffen sind, welche Informationen benötigt werden und wo ein Informationsengpass bestehen könnte. Die Ergebnisse sind in der Workflow-Übersicht und den Bottleneck-Profilen festgehalten.
In Schritt C – Changes simulieren wir mögliche Veränderungen. Wir prüfen, ob schnellere, bessere oder weniger aufwendige Informationsversorgung den Bottleneck und damit den gesamten Workflow tatsächlich wesentlich verbessern könnte. Erst dann können wir die kritischen Hebel belastbarer beurteilen.
Schritt C: Changes
Welche Veränderungen könnten unsere Bottlenecks wirksam reduzieren?