KI-Projektplan
erstellen.
KI-Projekt nach WO, WAS und WIE planen
Der AI Business Case ist genehmigt. Jetzt planen Sie, wie KI an einer bestimmten Stelle in einen Geschäftsprozess integriert wird – von Anfang bis Ende. Dafür nutzen Sie das MASTER-Schema.
← Zurück zu Aufgabe 1: AI Business CaseKurzbeschreibung
Der AI Business Case ist genehmigt. Jetzt soll er Realität werden. Dazu braucht das Projekt einen Plan, der beschreibt, wie KI an einer bestimmten Stelle in einen Geschäftsprozess eingeführt wird, von Anfang bis Ende.
Ihre Aufgabe als Head of AI: In den ersten Projekten sorgen Sie persönlich dafür, dass dieser Projektplan entsteht. Sie bringen die Beteiligten zusammen, geben ihnen Checklisten, Vorlagen und Profile an die Hand und geben den Startschuss.
Voraussetzung: Ohne genehmigten AI Business Case wird kein KI-Projekt geplant.
Ein Plan, der sechs Fragen beantwortet
Die sechs Fragen wurden im Business Case so weit beantwortet, dass eine Investitionsentscheidung möglich war. Jetzt vertiefen wir sie für die konkrete Projektplanung.
Welches Business-Ziel verfolgt das Projekt?
Wer ist beteiligt, in welcher Rolle?
Welche Ressourcen und welches Budget stehen zur Verfügung?
An welchen Stellen im Workflow wird KI eingesetzt?
Welche Informationsarbeit übernimmt KI dort?
In welchen Schritten wird die Lösung entwickelt, eingeführt und zuverlässig genutzt?
Die ersten drei Fragen betreffen das Projekt selbst. Die letzten drei beschreiben die konkrete KI-Integration und werden mit MASTER bearbeitet.
Der MASTER-Plan: Sechs Schritte in drei Phasen
Modellieren
Die tatsächliche Arbeit im Workflow im Detail erfassen und modellieren.
Analysieren
Die Engpässe im Workflow erfassen und analysieren.
Spezifizieren
Den Informationsbedarf spezifizieren und Anforderungen an KI ableiten.
Testen
Die KI-Leistung und die Voraussetzungen für KI testen.
Entwickeln
Die KI-Lösung entwickeln, in den Workflow integrieren und Teams trainieren.
Review
Die Erfahrungen sichern und das Playbook aktualisieren.
Die ausführlichen MASTER-Anleitungen und Arbeitsmittel finden Sie im AI Business Playbook.
Wozu Sie und das Team den Projektplan brauchen
Der Plan ist die Basis für die Koordination aller Beteiligten. Er macht Aktivitäten und Entscheidungen nachvollziehbar – etwa zu Hosting, Modellen und der konkreten Lösung.
Der Plan schafft die Grundlage für die Projektsteuerung. Fortschritte werden sichtbar und Probleme können früh erkannt werden.
Der Plan dokumentiert die Erfahrungen des Projekts. So können folgende Integrationen schneller, gezielter und mit weniger Aufwand erfolgen.
Was passiert, wenn der Plan fehlt oder unzureichend ist?
- Die Beteiligten arbeiten nicht abgestimmt; Aktivitäten überschneiden sich oder fehlen.
- Wichtige Entscheidungen zu Hosting, Modellen und Lösungen fallen zu spät.
- Fortschritt und Probleme bleiben lange unsichtbar.
- Unklarheiten in der KI-Integration können die Qualität und Zuverlässigkeit der Geschäftsprozesse gefährden.
- Erfahrungen gehen verloren – das nächste Projekt beginnt wieder bei null.
Auch nach einem genehmigten Business Case kann ein Projekt scheitern. Der Projektplan ist die nächste Sicherung.
Schritte zur Umsetzung
Als Head of AI organisieren Sie die Planung in vier Schritten: Beteiligte einbinden, Projektfokus festlegen, MASTER-Plan erarbeiten und den Plan prüfen lassen.
Das Projektteam zusammenbringen
Sie laden die Beteiligten ein: die Verantwortlichen aus dem Fachbereich, die Prozesskenner, die IT und alle, die für die Umsetzung gebraucht werden. Grundlage ist der genehmigte Business Case.
Den Projektfokus festlegen
Gemeinsam mit dem Team legen Sie den verbindlichen Projektfokus fest:
Ziel und erwarteter Nutzen aus dem Business Case.
Das Team und seine Rollen: Jeder kennt seine Position und Aufgabe.
Budget, Personalkapazitäten und Mittel aus dem Business Case.
Start, Abschluss der MASTER-Schritte und Projektende.
Der Projektfokus ist die verbindliche Grundlage für alles Weitere.
Den MASTER-Plan erarbeiten
Jetzt folgen Workshops zur Erstellung des MASTER-Projektplans. In den ersten Projekten führen Sie die Beteiligten selbst durch die sechs Schritte und stellen die passenden Templates bereit.
Schwerpunkt sind die ersten vier Schritte:
- MModellieren: Das Team beschreibt den tatsächlichen Workflow mit Schritten, Rollen, Informationen und Entscheidungen.
- AAnalysieren: Das Team untersucht die Informationsengpässe aus dem Business Case im Detail.
- SSpezifizieren: Das Team legt die KI-Aufgabe mit Input, Output und Qualitätsanforderungen fest.
- TTesten: Das Team plant, wie die KI-Leistung vor der Workflow-Integration geprüft wird.
Die letzten beiden Schritte werden zunächst geplant:
- EEntwickeln und integrieren: Die Umsetzung wird vorbereitet; die konkrete Entwicklung baut auf den Ergebnissen aus S und T auf.
- RReflektieren: Die Erfahrungssicherung erfolgt zum Projektende. Termine und Verantwortliche werden schon jetzt festgelegt.
Agenda des ersten MASTER-Workshops · Vorschlag, ca. 3 Stunden
- Begrüßung und Stand des Projekts: Business-Ziele und Bedeutung.
- Business Case: Zusammenfassung und heutige Aufgabe.
- Überblick über die sechs MASTER-Schritte.
- Start mit M: Den realen Workflow modellieren.
- Weiter mit A: Die Engpässe analysieren.
- Weitere MASTER-Fragen nach Bedarf vertiefen.
- Aufgaben zur Vorbereitung des nächsten Workshops vereinbaren.
Den Plan prüfen und freigeben
Vor dem Projektstart prüfen Sie den Plan und die Ergebnisse beziehungsweise Vorbereitungen der ersten vier MASTER-Schritte.
M – Modellieren
- Ist der tatsächliche Workflow mit Schritten, Rollen, Informationen und Entscheidungen beschrieben?
- Haben die Prozesskenner am Modell mitgearbeitet und es bestätigt?
A – Analysieren
- Sind die Informationsengpässe genau beschrieben?
- Passen sie zum Business-Ziel und zum erwarteten Nutzen aus dem Business Case?
S – Spezifizieren
- Ist die KI-Aufgabe mit Input, Output und Qualitätsanforderungen beschrieben?
- Ist klar, welche Entscheidungen beim Menschen bleiben?
- Ist die Aufgabe so zugeschnitten, dass Fehler der KI keine unkontrollierbaren Schäden verursachen?
T – Testen
- Sind Testdaten, Prüfkriterien und Abbruchkriterien festgelegt?
- Sind Entscheidungen zu Hosting, Modellen und Lösung vorbereitet?
E und R
- Sind Entwicklung und Integration grob geplant?
- Sind Termin und Verantwortliche für die Erfahrungssicherung festgelegt?
Wer gibt frei? In den ersten Projekten geben Sie den Plan gemeinsam mit dem verantwortlichen Fachbereichsleiter frei und stellen ihn im Jour fixe mit dem Chef vor. Später genügt die Freigabe durch Sie und den Fachbereich. Die Geschäftsleitung wird nur bei Änderungen an Budget oder Zielen des Business Case erneut einbezogen.
Ergebnis: Der geprüfte, vorläufige Plan ist die Grundlage für Aufgabe 3: KI-Projekt starten.
FAQ
Kann man KI-Projekte überhaupt planen? Die Technologie ist doch experimentell.
Ja, und es ist sogar notwendig. Gerade weil KI probabilistisch arbeitet, muss das Projekt so geplant werden, dass mögliche Unschärfen und Fehler aufgefangen werden. Ohne einen klaren Plan können Qualität und Zuverlässigkeit der Prozesse gefährdet werden.
Warum noch ein Plan, wenn der Business Case die Fragen schon beantwortet hat?
Der Business Case beantwortet sie so weit, dass eine Investitionsentscheidung möglich ist. Der Projektplan vertieft die Antworten auf der operativen Ebene, sodass das Team danach arbeiten kann.
Muss ich den Plan selbst schreiben?
Nein. Sie sorgen dafür, dass er entsteht. Das Team erarbeitet ihn mit den Templates, Sie moderieren, prüfen und geben frei.
Warum ist der Plan nur vorläufig?
Weil die Ergebnisse aus Spezifizieren und Testen die Entwicklung und Integration bestimmen. Der Plan wird nach jedem MASTER-Schritt fortgeschrieben.
Templates
Diese Arbeitsmittel unterstützen die Planung, Vorbereitung und Freigabe des KI-Projekts. Die zugehörigen Vorlagen sind Bestandteil des AI Business Playbooks.
Aufgabe 3: KI-Projekt starten
Mit dem geprüften Plan werden die Startvoraussetzungen geschaffen.