Wer mit KI im Unternehmen arbeitet.
Wir gestalten klare Rollen, verbindliche Verantwortung und eine sinnvolle Zusammenarbeit von Menschen und KI.
Das Playbook hilft uns dabei, Mitarbeitende von Anfang an einzubeziehen, Aufgaben und Entscheidungen zu klären sowie die nötigen Kompetenzen zu erhalten und weiterzuentwickeln.
Wir legen fest, wer beteiligt ist.
Wenn wir KI in einem Geschäftsprozess einsetzen, klären wir, wer daran beteiligt ist und welche Rolle die Beteiligten übernehmen.
Wir unterscheiden Rollen von Personen. Eine Person kann mehrere Rollen übernehmen. Umgekehrt kann eine Rolle von mehreren Personen oder einem Team wahrgenommen werden. Entscheidend ist, dass keine wichtigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten offenbleiben.
Unser Grundsatz: Erst definieren wir die erforderlichen Rollen und ihren Beitrag, dann ordnen wir sie Personen zu.
Wir beziehen die notwendigen Rollen ein.
Welche Rollen wir benötigen, hängt vom konkreten KI-Vorhaben und vom Geschäftsprozess ab. Wir beziehen diejenigen ein, die Ziele, Prozesswissen, Technik, Entscheidungen und Spezialfragen verantworten.
Sponsor
Wir sichern Unterstützung auf Führungsebene und klären Zielsetzung, Priorität und Rahmenbedingungen. Sponsor und Prozess-Owner können dieselbe Person sein.
Prozess-Owner
Wir verantworten den Workflow, kennen seine Ziele und Anforderungen und sind maßgeblich an Entscheidungen über Veränderungen beteiligt.
Operatives Team
Wir bringen Wissen aus der tatsächlichen Arbeit ein: benötigte Informationen, Ausnahmen, Engpässe und tägliche Abläufe.
IT
Wir sichern die technische Informationsversorgung und die Einbindung der Lösung in die bestehende IT-Umgebung.
KI-Partner
Wir ergänzen bei Bedarf internes oder externes KI-Know-how für Auswahl, Entwicklung, Tests oder Integration.
Spezialisten
Wir beziehen bei besonderen Anforderungen Fachleute ein, etwa für Datenschutz, Informationssicherheit, Recht, Daten oder das Fachgebiet.
Unternehmensführung
Wir geben übergeordnete Ziele und Rahmenbedingungen vor und entscheiden über Fragen, die einzelne Prozesse oder Projekte überschreiten.
Wichtig: Diese Rollen beschreiben Funktionen, nicht zwingend sieben verschiedene Personen. Ihre konkrete Zuordnung folgt erst mit der Rollenbesetzung.
Wir ordnen Entscheidungen eindeutig zu.
Es reicht nicht, zu wissen, wer beteiligt ist. Wir legen fest, welche Rolle entscheiden darf oder muss und wer beteiligt oder informiert werden soll.
- Wer darf welche Entscheidung treffen?
- Wer muss welche Entscheidung treffen?
- Wer muss beteiligt oder informiert werden?
Die Entscheidungsrechte passen wir an die jeweilige Rolle an. So verhindern wir, dass Entscheidungen liegen bleiben, mehrfach getroffen werden oder niemand eindeutig zuständig ist.
Wir legen Verantwortlichkeiten fest.
Für jeden KI-Einsatz klären wir die Verantwortung für das Ergebnis, den Prozess und die Arbeit mit KI.
Wir brauchen nicht für jede Aufgabe eine eigene Person – aber jede Aufgabe braucht eine eindeutige Verantwortung.
Wir gestalten die Rolle der Menschen von Anfang an.
Wenn wir KI in unsere Geschäftsprozesse integrieren, verändert sich auch die Arbeit der beteiligten Menschen. Deshalb legen wir nicht zuerst fest, was KI übernehmen soll, und überlegen erst danach, welche Aufgaben für die Menschen bleiben.
Wir beziehen unsere Mitarbeitenden von Anfang an in die Gestaltung ein. Sie kennen die tatsächlichen Abläufe, die Ausnahmen, die benötigten Informationen und die Anforderungen an gute Ergebnisse. Dieses Wissen brauchen wir, um sinnvolle KI-Aufgaben zu bestimmen und die spätere Zusammenarbeit zu gestalten.
Unser Grundsatz: Unsere Mitarbeitenden sind nicht nur Nutzer der KI. Wir gestalten ihre Einführung und Weiterentwicklung gemeinsam mit ihnen.
Beispiel: Lieferantenauswahl
Bisher recherchieren unsere Einkäufer möglicherweise Hunderte Lieferanten selbst. Künftig kann KI die Recherche und Vorauswahl unterstützen, während die Mitarbeitenden geeignete Vorschläge fachlich bewerten, verhandeln und entscheiden. Die menschliche Arbeit verschwindet nicht einfach – ihre Schwerpunkte verändern sich.
Wir machen solche Veränderungen frühzeitig transparent und besprechen mit den Betroffenen, welche Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Perspektiven sich daraus ergeben.
Wir entscheiden, wie Menschen und KI zusammenarbeiten.
Wir unterscheiden unsere grundsätzliche Haltung zur Rolle der Menschen von der konkreten Aufteilung der Arbeit in einem Workflow. Unsere Haltung gibt Orientierung; die passende Aufgabenverteilung entscheiden wir für jeden KI-Einsatz neu.
Je nach Geschäftsprozess, KI-Fähigkeiten und Anforderungen an das Ergebnis können wir unterschiedliche Formen der Zusammenarbeit wählen:
KI unterstützt den Menschen
Wir erledigen die Aufgabe selbst und nutzen KI als Werkzeug für Recherchen, Entwürfe oder Auswertungen.
Mensch und KI teilen die Arbeit
Wir übernehmen unterschiedliche Teilaufgaben und legen fest, wann wir Arbeit oder Ergebnisse aneinander übergeben.
KI führt aus, Menschen prüfen und entscheiden
KI übernimmt einen größeren Arbeitsteil. Wir beurteilen die Ergebnisse und treffen die fachlich relevanten Entscheidungen.
KI arbeitet weitgehend selbstständig
KI bearbeitet definierte Aufgaben innerhalb festgelegter Grenzen. Wir behalten Aufsicht, Eskalations- und Eingriffsmöglichkeiten.
Für jeden Einsatzort klären wir: Was macht KI? Was machen wir selbst? Wer prüft? Wer entscheidet? Wer darf eingreifen? Wer trägt Verantwortung?
Wie Übergaben, Prüfungen, Kontrollen und KI-Agenten im Betrieb genau funktionieren, konkretisieren wir in Kapitel 5 und 6. Hier halten wir zunächst die gewünschte Arbeitsteilung und die menschliche Verantwortung fest.
Wir sichern menschliche Verantwortung und entwickeln Kompetenzen.
Wenn KI Aufgaben übernimmt, verändern sich unsere Anforderungen an die Mitarbeitenden. Wer bisher Informationen selbst recherchiert oder verarbeitet hat, muss künftig möglicherweise KI-Ergebnisse beurteilen, Ausnahmen bearbeiten, Entscheidungen treffen oder Anwendungen weiterentwickeln.
Beurteilen ist eine eigene Kompetenz. Damit menschliche Kontrolle nicht zur bloßen Routinefreigabe wird, sorgen wir dafür, dass die Beteiligten den Workflow weiterhin ausreichend verstehen, fachliche Qualität einschätzen und bei ungewöhnlichen Ergebnissen eingreifen können.
Welche bisherigen Tätigkeiten entfallen oder verändern sich, und welche neuen Aufgaben entstehen?
Wer trägt weiterhin Verantwortung, entscheidet, kontrolliert oder kann eingreifen?
Wir prüfen vorhandene Fähigkeiten, vereinbaren gezielte Weiterbildung und begleiten die Beteiligten auch nach dem Start im Arbeitsalltag. Dabei berücksichtigen wir Rückmeldungen, Belastungen und Entwicklungsperspektiven.
Unsere Rollen- und Aufgabenprofile bleiben veränderbar: Wir überprüfen sie nach größeren KI-Projekten, bei wichtigen Rückmeldungen aus den Teams und in angemessenen regelmäßigen Abständen.
In vier Schritten zu unserer Rollenbesetzung.
Wir trennen die Beschreibung von Rollen, ihre konkreten Aufgaben, Beziehungen zu anderen Rollen und die Besetzung durch Personen. In jedem Schritt berücksichtigen wir die gewünschte Mensch-KI-Arbeitsteilung und notwendige Kompetenzen.
Rollenprofil anlegen
Wir beschreiben Funktion, Business-Bezug, Verantwortung für Stock und Flow sowie Regeln, Rahmen und Kompetenzen. Wir halten fest, welche menschliche Verantwortung erhalten bleiben muss.
Template 01Aufgabenprofil konkretisieren
Wir dokumentieren die Aufgaben im konkreten KI-Vorhaben und die geplante Arbeitsteilung: Was übernimmt KI, was der Mensch, wer prüft und entscheidet? Noch offene Details markieren wir ausdrücklich.
Template 02Zusammenarbeit und Entscheidungen klären
Wir klären Zusammenarbeit, Abhängigkeiten, Hierarchie und Entscheidungen – einschließlich Übergaben zwischen Menschen und KI sowie Eingriffs- und Eskalationsrechten.
Template 03Rollen konkret besetzen
Wir ordnen Rollen Personen oder Teams zu, prüfen vorhandene Kompetenzen und vereinbaren bei Bedarf Qualifizierung und Begleitung.
Template 04Wir haben das Wer geklärt.
Nach diesem Kapitel wissen wir:
- Wer für den KI-Einsatz gebraucht wird und welche Rolle alle Beteiligten übernehmen.
- Wer welche Entscheidungen treffen darf und muss und wer für welche Ergebnisse verantwortlich ist.
- Wie wir unsere Mitarbeitenden von Anfang an an der Gestaltung beteiligen.
- Welche grundsätzliche Arbeitsteilung zwischen Mensch und KI wir anstreben.
- Welche menschliche Verantwortung, Erfahrung und Kompetenzen erhalten und entwickelt werden müssen.
- Welche Rollen wir besetzt haben und welche offenen Punkte später ergänzt werden.
Damit haben wir die wesentlichen Rollen und Zuständigkeiten geklärt. Wie wir KI kontrolliert integrieren, folgt in Kapitel 4; die tägliche Zusammenarbeit von Mensch und KI vertiefen wir in Kapitel 5.
Vier Templates für Kapitel 3.
Diese vier Vorlagen dokumentieren unsere Rollen, Verantwortlichkeiten und die grundsätzliche Mensch-KI-Arbeitsteilung. Wir aktualisieren sie, wenn die konkrete KI-Aufgabe und der laufende Betrieb genauer feststehen.
Rollenprofil
Wir beschreiben die Rolle unabhängig von Personen – mit Stock-/Flow-Verantwortung, menschlichen Entscheidungsrechten und benötigten Kompetenzen.
Aufgabenprofil
Wir halten die konkrete Aufgabe und die geplante Arbeitsteilung zwischen Mensch und KI fest – inklusive Prüfung und später zu klärender Details.
Kollaboration, Hierarchie und Entscheidungsstruktur
Wir dokumentieren Zusammenarbeit, Hierarchie und Entscheidungen sowie Übergaben, Eingriffsrechte und Eskalationen.
Rollenbesetzung / Personenzuordnung
Wir ordnen Rollen Personen oder Teams zu und erfassen ihre Kompetenzen, Entwicklungsbedarf und die spätere Überprüfung.
Kapitel 4: Wie wir KI kontrolliert integrieren
Wir prüfen Ideen, entwickeln Business Cases und integrieren KI systematisch in unsere Workflows.