Sie kennen den Engpass, die betroffene Entscheidung und das Informationsproblem.
An dieser Stelle ist die Versuchung groß zu sagen:
„Dann setzen wir dort KI ein.“
Noch nicht.
Zuerst klären Sie, was sich betrieblich verändern muss, damit die betroffene Entscheidung schneller oder besser getroffen werden kann.
Häufig bleibt die Entscheidung selbst bestehen. Auch der grundlegende Prozess muss nicht neu gestaltet werden.
Was sich verändern muss, ist vor allem die Informationsversorgung für die Entscheidung.
Die zentrale Frage lautet:
Die einfache Logik:
Erst wenn der gewünschte Zustand klar ist, wissen Sie, was sich tatsächlich verbessern muss.
1 · Change
Worum geht es?
Ein Informationsengpass entsteht nicht unbedingt dadurch, dass Informationen fehlen. Vielleicht sind sie vorhanden, aber:
- sie kommen zu spät,
- sie liegen verteilt vor,
- sie müssen mühsam gesucht werden,
- sie müssen manuell geprüft und verglichen werden,
- sie sind nicht vollständig,
- ihre Aufbereitung bindet viel qualifizierte Arbeitszeit.
Dadurch wird eine wichtige Entscheidung langsamer, schwieriger oder schlechter.
Jetzt definieren Sie deshalb den Change:
Dabei verändern Sie nur so viel wie nötig.
Wenn die Entscheidung selbst funktioniert, bleibt sie bestehen.
Wenn der grundlegende Prozess funktioniert, bleibt auch dieser möglichst bestehen.
Verändert wird gezielt die Stelle, an der heute zu viel Zeit, Aufwand oder Qualität für die Gewinnung der relevanten Informationen verloren geht.
2 · Ergebnis
Was haben Sie am Ende?
Sie haben eine ausgefüllte Change Karte.
Darauf stehen:
- betroffene Entscheidung,
- benötigte Information,
- heutiger Zustand,
- gewünschter Zustand,
- messbare Veränderung,
- Beitrag zum Bottleneck und Business-Ziel.
Damit ist klar, welche betriebliche Verbesserung Sie erreichen wollen, ohne bereits eine technische Lösung festzulegen.
3 · Grundlage
Was brauchen Sie dafür?
Sie brauchen:
- Ihr Business-Ziel,
- den ausgewählten Bottleneck,
- die betroffene Entscheidung,
- die dafür benötigten Informationen,
- Kenntnis der heutigen Informationsarbeit aus dem Fach- und Erfahrungswissen der Mitarbeitenden, wenn möglich mit Kennzahlen zu Aufwand, Menge etc.
4 · Vorgehen
Wie gehen Sie vor?
Den heutigen Zustand beschreiben
Beschreiben Sie zunächst, wie die benötigten Informationen heute entstehen.
Fragen Sie:
- Welche Informationen werden für die Entscheidung benötigt?
- Woher kommen sie?
- Wie werden sie gesucht, geprüft und aufbereitet?
- Wie lange dauert das?
- Wie viel Aufwand entsteht?
- Welche Qualität wird erreicht?
Sie brauchen keine vollständige Prozessdokumentation. Es reicht, die heutige Informationsversorgung so konkret zu beschreiben, dass sichtbar wird, was daran verbessert werden muss.
Den gewünschten Zustand festlegen
Jetzt fragen Sie:
Beschreiben Sie möglichst konkret:
- welche Information bereitstehen soll,
- wie viel schneller sie verfügbar sein soll,
- welche Qualität notwendig ist,
- wie vollständig sie sein muss,
- wie viel Aufwand dafür vertretbar ist.
Vermeiden Sie Formulierungen wie: „Die Informationen sollen besser oder detaillierter sein.“
Sagen Sie stattdessen möglichst genau, was besser bedeutet.
Damit wird der Change messbar.
Die notwendige Veränderung bestimmen
Vergleichen Sie jetzt HEUTE und SOLL.
Vielleicht müssen Informationen:
- schneller gesucht,
- aus mehr Quellen zusammengeführt,
- zuverlässiger geprüft,
- besser verglichen,
- strukturierter aufbereitet,
- früher bereitgestellt
werden.
Die Entscheidung selbst kann dabei weiterhin beim Menschen bleiben.
Entscheidend ist, dass Sie am Ende klar sagen können:
Beispiel Schokofino
Entscheidung:
Welche Zutaten und Lieferanten kommen für die weitere Produktentwicklung infrage?
Heute:
Erfahrene Mitarbeitende suchen Informationen aus verschiedenen Quellen, prüfen Dokumente und Angebote und erstellen manuell eine Vorauswahl. Das dauert etwa drei Wochen.
Soll:
Eine strukturierte und entscheidungsfähige Vorauswahl als Shortlist soll innerhalb eines Tages vorliegen.
Change:
Die Entscheidung bleibt beim Einkäufer. Die benötigten Informationen sollen wesentlich schneller gesucht, geprüft, verglichen und strukturiert bereitgestellt werden.
Wirkung:
Zutaten- und Lieferantenentscheidungen können früher getroffen und nachfolgende Entwicklungsschritte früher begonnen werden.
5 · Qualitätscheck
Wann ist Ihr Ergebnis gut genug?
Stellen Sie sich zunächst eine einfache Prüffrage:
Ihr Change ist gut genug beschrieben, wenn:
- klar ist, welche Entscheidung verbessert werden soll,
- bekannt ist, welche Informationen dafür benötigt werden,
- beschrieben ist, wie diese Informationen heute bereitgestellt werden,
- der gewünschte Zustand konkret formuliert ist,
- die Verbesserung messbar ist,
- nachvollziehbar ist, wie dadurch der Engpass reduziert wird.
6 · Fehler
Typische Fehler
Die Lösung statt der Veränderung beschreiben
„Wir brauchen einen AI Agent“ beschreibt keine betriebliche Veränderung.
Beschreiben Sie zuerst, was besser werden muss.
Den Soll-Zustand zu ungenau formulieren
„Informationen schneller bereitstellen“ reicht nicht.
Legen Sie fest, welche Informationen für welche Entscheidungen schneller, vollständiger, zuverlässiger oder weniger aufwendig bereitgestellt werden sollen.
Mehr verändern als notwendig
Wenn Entscheidungen und der grundlegende Ablauf funktionieren, müssen sie nicht geändert werden. Verändern Sie gezielt die Informationsarbeit, die den Engpass verursacht.
Keine Baseline festhalten
Wenn Sie nicht wissen, wie lange, teuer oder aufwendig die Informationsversorgung heute ist, können Sie später kaum beurteilen, ob sich wirklich etwas verbessert hat.
7 · FAQ
Häufige Fragen
Kann der Change auch Qualität statt Geschwindigkeit betreffen?
Ja. Das ist aber schwerer zu messen als Geschwindigkeit.
Informationen können:
- schneller,
- vollständiger,
- zuverlässiger,
- klarer,
- oder mit weniger Aufwand
bereitgestellt werden. Aber letztlich braucht die Entscheidung eine bestimmte Informationsqualität und die Frage ist nur, wie viel Zeit wir manuell brauchen, dieses Niveau zu erreichen.
Wo kommt KI in diesem Schritt vor?
Noch nicht als festgelegte Lösung.
Zuerst muss klar sein, welche Informationsleistung sich betrieblich verändern soll.
8 · Vorlage
Change Karte
C – Changes
Nächste Aufgabe
Klären Sie im nächsten Schritt, welche Aufgabe die KI am Engpass übernehmen sollte.
Nächster Schritt →