Jetzt erst kommt KI selbst ins Spiel.
Sie wissen inzwischen:
- welches Business-Ziel Sie verfolgen,
- welcher Engpass Sie aufhält,
- welche Entscheidung betroffen ist,
- welche Informationen dafür benötigt werden,
- wie diese Informationen heute bereitgestellt werden,
- was sich an der Informationsversorgung verändern soll.
Jetzt können Sie präzise fragen:
Aber davor steht noch eine wichtige Frage:
Vielleicht lässt sich die gewünschte Verbesserung mit einer Prozessänderung, einer besseren Datenbank, klassischer Software oder normaler Automatisierung einfacher erreichen.
Ein AI Business Case soll KI nicht um jeden Preis rechtfertigen.
Wenn KI sinnvoll erscheint, beschreiben Sie ihre Aufgabe möglichst klar:
1 · Delegation
Worum geht es und wozu?
KI kann Daten und Informationen suchen, auswerten, vergleichen, strukturieren, zusammenfassen oder neu aufbereiten.
Aber nicht jede Informationsaufgabe sollte deshalb automatisch an KI delegiert werden.
Zuerst müssen Sie festlegen:
- wo KI eingesetzt werden soll,
- welche konkrete Informationsaufgabe sie dort übernehmen soll,
- welche Daten und Informationen sie dafür benötigt,
- welchen Output sie liefern soll,
- wie dieser Output weiterverwendet wird.
Die zentrale Frage lautet:
Dabei sollte die KI-Aufgabe möglichst klein und eindeutig sein.
Nicht:
Sondern beispielsweise:
Je klarer die Aufgabe beschrieben ist, desto leichter lässt sich später prüfen, ob KI sie tatsächlich erfüllen kann.
2 · Ergebnis
Was haben Sie am Ende?
Sie haben eine ausgefüllte AI Delegation Karte.
Darauf stehen:
- Einsatzort (Spot)
- Aufgabe (Task)
- Input
- Output
- Integrationspfad
- menschliche Entscheidung
- Qualitätskriterien
Damit ist klar, welche Informationsleistung Sie von KI erwarten und wie sie in die bestehende Arbeit eingebunden werden soll.
3 · Grundlage
Was brauchen Sie dafür?
Sie brauchen:
- den definierten Change,
- Kenntnis der betroffenen Entscheidung,
- die benötigten Informationen,
- Kenntnis der heutigen Informationsarbeit,
- mögliche Daten- und Informationsquellen,
- fachliche Auswahl- und Qualitätskriterien,
- Menschen, die den Prozess und die Entscheidung kennen.
Zusätzlich sollten Sie grob prüfen können, ob eine einfachere Lösung als KI ausreichen könnte.
4 · Vorgehen
Wie gehen Sie vor?
Die Informationsaufgabe auswählen
Betrachten Sie die Informationsarbeit, die heute notwendig ist.
Prüfen Sie dabei kurz:
- Würde eine Prozessänderung genügen?
- Würde eine bessere Datenbank genügen?
- Könnte klassische Software die Aufgabe zuverlässig erledigen?
- Reicht normale Automatisierung?
KI wird besonders interessant, wenn viele Daten oder Informationen verarbeitet werden müssen, wenn Quellen unterschiedlich oder unstrukturiert sind oder wenn Informationen anhand mehrerer Kriterien gesucht, verglichen und verdichtet werden müssen.
Wählen und formulieren Sie eine klar abgegrenzte Informationsaufgabe.
Die KI-Aufgabe spezifizieren
Jetzt beschreiben Sie die Delegation möglichst konkret.
Spot
Bestimmen Sie die Stelle, an der die Informationsarbeit heute stattfindet.
Task
Formulieren Sie die Aufgabe möglichst in einem Satz.
Input
Dazu können beispielsweise gehören:
- Dokumente,
- Datenbanken,
- Webseiten,
- E-Mails,
- historische Fälle,
- Fachwissen,
- Regeln,
- Auswahlkriterien.
Output
Der Output sollte so beschrieben sein, dass ein Fachmitarbeiter sofort weiß, was er erhält.
Damit wird aus einer allgemeinen KI-Idee ein klarer Auftrag.
Integration und Kontrolle festlegen
Jetzt klären Sie:
Fragen Sie:
- Wer erhält den Output?
- Wie wird er im bestehenden Ablauf genutzt?
- Welche Entscheidung trifft weiterhin ein Mensch?
- Wer prüft den Output?
- Woran erkennen wir, dass der Output brauchbar ist?
Die KI muss nicht automatisch die Entscheidung übernehmen.
Oft ist die sinnvollste Arbeitsteilung:
Legen Sie deshalb einfache Qualitätskriterien fest.
Zum Beispiel:
- relevante Kandidaten dürfen nicht systematisch fehlen,
- Ausschlusskriterien müssen berücksichtigt werden,
- wichtige Angaben müssen nachvollziehbar sein,
- der Output muss vollständig genug für die Entscheidung sein,
- die Darstellung muss verständlich und nutzbar sein.
Damit haben Sie beschrieben, wie die KI-Leistung in die reale Entscheidung eingebunden wird.
Beispiel Schokofino
Spot:
Informationsbeschaffung vor der Vorauswahl von Zutaten und Lieferanten.
Task:
KI durchsucht definierte Quellen, extrahiert relevante Informationen, vergleicht Kandidaten anhand festgelegter Kriterien und erstellt eine strukturierte Vorauswahl.
Input:
Lieferanten- und Zutateninformationen, Auswahlkriterien, Qualitätsanforderungen und historische Erfahrungen.
Output:
Priorisierte Kandidaten mit den entscheidungsrelevanten Informationen und nachvollziehbarer Begründung.
Integration:
Einkäufer und Produktentwickler prüfen die Vorauswahl und entscheiden weiterhin selbst, welche Kandidaten weiterverfolgt werden.
Qualität:
Relevante Kandidaten und Ausschlusskriterien müssen zuverlässig berücksichtigt werden.
5 · Qualitätscheck
Wann ist Ihr Ergebnis gut genug?
Ihre Delegation ist gut genug beschrieben, wenn:
- klar ist, wo KI eingesetzt werden soll,
- die KI-Aufgabe konkret beschrieben werden kann,
- Input und Output eindeutig sind,
- klar ist, wer den Output wie weiterverwendet,
- die menschliche Verantwortung feststeht,
- ein brauchbarer Output anhand konkreter Kriterien überprüft werden kann.
Eine einfache Prüffrage lautet:
6 · Fehler
Typische Fehler
KI einsetzen, obwohl eine einfachere Lösung genügt
Nicht jedes Informationsproblem benötigt KI. Prüfen Sie kurz, ob Prozessänderung, Datenbank, klassische Software oder Automatisierung ausreichen.
Zu viel an KI delegieren
„KI entwickelt ein neues Produktdesign“ ist zu groß und zu unklar. Delegieren Sie eine klar abgegrenzte Informationsaufgabe.
Den Output nicht klar definieren
Wenn nicht klar ist, was KI liefern soll, kann später auch niemand beurteilen, ob sie liefert.
Integration und Verantwortung offenlassen
Ein guter KI-Output bringt wenig, wenn unklar ist, wer ihn nutzt, prüft und anschließend entscheidet.
7 · FAQ
Häufige Fragen
Muss KI immer nur Informationen liefern?
KI verarbeitet in der Regel Daten und erzeugt Informationen, die anschließend Entscheidungen und Handlungen unterstützen können. Im AI-Business-Case-Modell geht es daher um Informationsaufgaben.
Wie klein soll die Aufgabe sein?
So klein, dass sie klar beschrieben, getestet, kontrolliert und bewertet werden kann.
Muss der Mensch immer entscheiden?
Nicht zwingend.
Für den Business Case sollte aber klar sein, welche Entscheidungen der Mensch trifft und welche Aufgaben gegebenenfalls automatisiert werden.
Was ist, wenn klassische Software ausreicht?
Dann ist das ein gutes Ergebnis.
Sie haben eine einfachere Lösung für Ihr Business-Problem gefunden.
Was ändert sich, wenn wir von KI-Agenten reden?
Die Anzahl der Aufgaben ändert sich. Der Agent verarbeitet mehrere Male hintereinander Informationsaufgaben, muss aber bei jedem Schritt die Daten haben, die Regeln und den Output kennen. Daher ist es kein Unterschied in der Arbeit selbst, nur in der Zahl der Arbeitsschritte.
8 · Vorlage
AI Delegation Karte
D – Delegation to AI
Nächste Aufgabe
Prüfen Sie im nächsten Schritt, ob KI und Ihre Organisation die Informationen am Engpass deutlich schneller und mit weniger Aufwand liefern können.
Nächster Schritt →