Step 2: Analysieren der Engpässe

Wo wird unser Workflow heute gebremst – und welche Engpässe sind für KI interessant?

In M – Modellieren haben Sie sichtbar gemacht, wie der relevante Workflow heute tatsächlich funktioniert. Jetzt untersuchen Sie diesen Workflow.

Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Probleme zu finden. Sie suchen die Stellen, an denen der Workflow spürbar Zeit, Arbeit oder andere Ressourcen verliert und dadurch das Business-Ziel gebremst wird. Das sind kritische Stellen oder Engpässe.

Für das KI-Projekt interessieren besonders die Engpässe, bei denen eine wichtige Entscheidung deshalb stockt, weil die benötigten Informationen:

• zu spät kommen,
• nicht ausreichend vorliegen,
• oder nur mit erheblichem Aufwand gesucht, geprüft und verarbeitet werden können.

Die grundlegende Logik auf der Prozessebene lautet:

Das ist der Ergebnispfad. Informationen ermöglichen Entscheidungen, Entscheidungen steuern Aktivitäten, Aktivitäten erzeugen Ergebnisse.

Wir brauchen vor allem Klarheit über die kritischen Stellen in diesem Pfad. Das ist der kritische Ergebnispfad.

Wir beantworten in dieser Etappe die Frage:

Wo ist unser Workflow heute langsam, schwierig oder besonders aufwendig?

1. Worum geht es und wozu?

Ihr Workflow-Modell aus der ersten Etappe zeigt den tatsächlichen Ablauf. Jetzt gehen Sie ihn noch einmal gemeinsam durch – diesmal mit einem anderen Blick.

Sie suchen Stellen, an denen der Workflow nicht so flüssig läuft, wie er könnte.

Zum Beispiel:

• eine Aktivität dauert sehr lange,
• Arbeit wartet auf andere Arbeit,
• Mitarbeiter müssen häufig nachfragen,
• Informationen fehlen,
• Fehler führen zu Nacharbeit,
• Entscheidungen bleiben liegen,
• viele Abstimmungen sind notwendig,
• erfahrene Mitarbeiter müssen immer wieder eingreifen.

Ein Engpass ist dabei nicht einfach irgendein Problem.

Noch wird nicht entschieden, ob KI helfen kann.

Zuerst wollen Sie wissen:

Die Mitarbeiter im Workflow kennen die Antworten aus ihrer täglichen Erfahrung.

2. Was haben Sie am Ende?

Sie haben eine Engpass-Landkarte des bestehenden Workflows. Im Workflow-Modell sind die wichtigsten problematischen Stellen markiert. Zu jedem Engpass-Kandidaten haben Sie zunächst nur wenige Informationen:

• Wo tritt er auf?
• Was beobachten wir?
• Welche Auswirkung hat er auf den weiteren Ablauf?
• Welche ersten Kennzahlen oder Beispiele gibt es?

Noch keine umfassende Ursachenanalyse. Notieren Sie Wünsche an die KI-Lösung, aber bleiben Sie erstmal bei den Engpässen.

3. Was brauchen Sie dafür?

Sie brauchen:

• das Workflow-Modell aus der ersten Etappe,
• die Mitarbeirer, die im Workflow tatsächlich arbeiten,
• vorhandene Zeit-, Fehler- oder Leistungsdaten,
• konkrete Beispiele aus dem Alltag,
• möglichst auch zurückliegende Fälle oder Projekte.

Besonders wertvoll ist die Erfahrung des Workflow-Teams.

Betrachten Sie zunächst die problematischen Stellen aus der Praxiserfahrung der Prozessexperten und prüfen Sie anschließend die Zusammenhänge.

4. Wie gehen Sie vor?

Schritt 1 – Den Workflow gemeinsam durchgehen

Beginnen Sie am Startpunkt und gehen Sie den Workflow Etappe für Etappe durch.

Fragen Sie:

Achten Sie auf:

• lange Bearbeitungszeiten,
• Wartezeiten,
• Fehler und Nacharbeit,
• viele Rückfragen,
• Abstimmungsschleifen,
• wiederkehrende Sonderfälle,
• stockende Entscheidungen,
• aufwendige Informationsbeschaffung.

Markieren Sie diese Stellen direkt im Workflow. Noch nicht diskutieren, welche Lösung die beste wäre.

Schritt 2 – Die Engpass-Kandidaten beschreiben

Für jede markierte Stelle fragen Sie:

Versuchen Sie, Beobachtungen statt Vermutungen festzuhalten.

Zum Beispiel:

• dauert durchschnittlich drei Wochen,
• wird in fast jedem zweiten Fall nachbearbeitet,
• wartet regelmäßig mehrere Tage auf Freigabe,
• bindet mehrere erfahrene Mitarbeiter,
• verursacht häufig Rückfragen,
• verhindert den Start des nächsten Arbeitsschrittes.

Wenn Kennzahlen fehlen, dokumentieren Sie zunächst Erfahrungswerte.

Schritt 3 – Wirkung auf den weiteren Workflow prüfen

Jetzt fragen Sie:

• Wartet der nächste Schritt?
• Kann parallel weitergearbeitet werden?
• Entsteht lediglich lokaler Aufwand?
• Oder verzögert sich tatsächlich das Ergebnis des gesamten Workflows?

Das ist wichtig. Denn eine Tätigkeit kann unangenehm und aufwendig sein, ohne das Business-Ziel wesentlich zu bremsen.

Beispiel – Schokofino

Aus der Modellierung kennt Schokofino seinen Workflow:

Das Team markiert beispielsweise:

Zutaten und Lieferanten finden

Die Recherche dauert lange und bindet erfahrene Einkäufer.

Rezeptvarianten vorauswählen

Hunderte Varianten müssen nach mehreren Kriterien verglichen werden.

Labortests

Es entstehen Wartezeiten auf physische Tests.

Freigaben

Mehrere Abstimmungsschleifen verzögern einzelne Schritte.

Noch wird keiner dieser Engpässe als KI-Einsatzort ausgewählt. Sie werden nur sichtbar gemacht.

5. Wann ist Ihr Ergebnis gut genug?

Ihre Engpass-Landkarte ist gut genug, wenn:

• der komplette Workflow betrachtet wurde,
• die wichtigsten problematischen Stellen markiert sind,
• für jeden Kandidaten konkrete Beobachtungen vorliegen,
• grob erkennbar ist, wie er den weiteren Ablauf beeinflusst,
• das Workflow-Team die Liste als realistisch betrachtet.

Die Prüffrage:

6. Typische Fehler

Jedes Ärgernis zum Engpass erklären

Nicht jedes Problem bremst den Workflow wirklich.

Nur auf Bearbeitungszeit schauen

Auch Fehler, Nacharbeit, Informationsprobleme und wiederkehrende Eingriffe können wichtige Engpässe erzeugen.

Nur lokale Probleme betrachten

Fragen Sie immer: Was passiert danach?

7. Vorlage – Engpass-Landkarte

Für jeden Kandidaten:

Stelle im Workflow

Was beobachten wir?

Zeit / Aufwand / Fehler / Wartezeit

Was wird dadurch im weiteren Workflow behindert?

Belege / Beispiele / Daten

Welche Engpässe bei Informationen behindern wichtige Entscheidungen – und bremsen dadurch auf dem Weg zum Business-Ziel?

1. Worum geht es und wozu?

Der erste Schritt hat mehrere Engpass-Kandidaten sichtbar gemacht. Aber nicht jeder davon ist für KI interessant. KI wird vor allem dort relevant, wo ein wesentlicher Teil des Engpasses in der Daten- und Informationsverarbeitung liegt.

Dafür betrachten Sie jetzt die Entscheidung hinter dem Engpass.

Die Grundlogik:

KI verarbeitet Daten zu Informationen; diese Informationen unterstützen Entscheidungen, aus denen Handlungen und Ergebnisse entstehen.

Jetzt fragen Sie deshalb für jeden wichtigen Engpass:

und:

Die Antworten kommen von den Mitarbeitern im Workflow.

2. Was haben Sie am Ende?

Sie erhalten eine priorisierte Liste relevanter Informationsengpässe.

Für jeden ausgewählten Engpass kennen Sie:

• die Stelle im Workflow,
• die betroffene Entscheidung,
• die benötigten Informationen,
• das heutige Informationsproblem,
• die Wirkung auf nachfolgende Aktivitäten,
• die Bedeutung für das Business-Ziel.

Das ist die Grundlage für die nächste Etappe. Dort wird exakt beschrieben, welche Information an dieser Stelle benötigt wird, damit KI sie später liefern kann.

3. Was brauchen Sie dafür?

Sie brauchen:

• Ihre Engpass-Landkarte aus A1,
• das Workflow-Team, also Menschen, die die relevanten Entscheidungen treffen,
• vorhandene Prozessdaten,
• typische reale Fälle,
• bei Bedarf Dokumente oder Informationsquellen, mit denen heute gearbeitet wird.

4. Wie gehen Sie vor?

Schritt 1 – Entscheidung und Informationsproblem bestimmen

Nehmen Sie einen Engpass-Kandidaten.

Fragen Sie:

Dann:

Und schließlich:

Zum Beispiel:

• sie kommen zu spät,
• sie fehlen,
• sie sind unvollständig,
• sie liegen verteilt,
• sie müssen aufwendig gesucht werden,
• sie müssen manuell geprüft oder verglichen werden,
• ihre Aufbereitung bindet qualifizierte Mitarbeiter.

Damit wird sichtbar, ob der Engpass tatsächlich mit Informationsverarbeitung zu tun hat.

Schritt 2 – Die Wirkung End-to-End prüfen

Jetzt kommt eine der wichtigsten Fragen:

Das passiert nicht automatisch.

Nehmen wir an, eine Recherche dauert heute drei Wochen und könnte auf einen Tag verkürzt werden.

Das klingt hervorragend.

Wenn danach aber ohnehin ein physischer Test drei Monate dauert und nichts parallel begonnen werden kann, verändert die schnellere Recherche möglicherweise kaum etwas am Business-Ergebnis.

Deshalb:

Daher müssen wir den vollständigen Zusammenhang von Informationen über Entscheidungen und Aktivitäten bis zum Gesamtergebnis berücksichtigen.

Schritt 3 – Die relevanten Engpässe priorisieren

Jetzt vergleichen Sie die Kandidaten.

Fragen Sie:

Berücksichtigen Sie beispielsweise:

• Bedeutung für den Gesamtworkflow,
• heutige Zeitverluste,
• Aufwand der Informationsverarbeitung,
• Häufigkeit,
• Anzahl betroffener Fälle,
• Auswirkungen auf nachfolgende Schritte.

Sie können einen oder mehrere Engpässe auswählen. Sie entscheiden später wie viele davon das KI-Projekt effektiv bearbeiten kann.

Beispiel – Schokofino

Ein Kandidat ist:

Jetzt untersucht Schokofino:

Entscheidung:

Welche Zutaten und Lieferanten sollen näher geprüft werden?

Benötigte Information:

Preis, Qualität, Verfügbarkeit, Zertifizierungen, technische Eigenschaften und Erfahrungen.

Informationsproblem:

Die Informationen liegen in verschiedenen Quellen und werden manuell gesucht, geprüft und zusammengeführt.

Wirkung:

Solange die Vorauswahl fehlt, können wichtige Entwicklungsschritte nicht starten.

End-to-End-Prüfung:

Bei vergangenen Projekten hätten nachfolgende Arbeiten tatsächlich früher beginnen können.

Damit ist dieser Engpass ein relevanter Kandidat.

5. Wann ist Ihr Ergebnis gut genug?

Ein Informationsengpass ist ausreichend analysiert, wenn:

• klar ist, wo er im Workflow liegt,
• eine konkrete Entscheidung betroffen ist,
• die benötigten Informationen bekannt sind,
• das heutige Informationsproblem beschrieben ist,
• nachvollziehbar ist, welche Aktivitäten dadurch verzögert werden,
• nachvollziehbar ist, wie sich das auf das Business-Ziel auswirkt,
• erklärt werden kann, warum gerade dieser Engpass weiterbearbeitet wird.

Die zentrale Prüffrage:

6. Typische Fehler

Das Symptom analysieren, nicht die Entscheidung

„Die Recherche dauert lange“ reicht nicht.

Fragen Sie:

Informationsaufwand mit Relevanz verwechseln

Eine Tätigkeit kann sehr aufwendig sein und trotzdem nicht den Gesamtworkflow begrenzen.

Lokale Verbesserung mit Business-Wirkung gleichsetzen

Ein schnellerer Teilprozess muss nicht zu einem schnelleren Gesamtergebnis führen.

Zu viele Engpässe auswählen

Sie wollen ein steuerbares Projekt und keinen Unternehmensumbau.

7. Vorlage – Bottleneck Analysis

Stelle im Workflow

Bottleneck

Was macht diese Stelle langsam oder aufwendig?

Betroffene Entscheidung

Welche Entscheidung wird behindert?

Benötigte Information

Was müssen die Entscheider wissen?

Heutiges Informationsproblem

Was fehlt, kommt zu spät oder verursacht zu viel Aufwand?

Folge im Workflow

Was kann deshalb nicht oder erst später passieren?

Wirkung auf das Business-Ziel

Warum ist dieser Engpass relevant?

Priorität

□ hoch

□ mittel

□ gering