Step 1: Modellieren des Geschäftsprozesses

Wie funktioniert der relevante Workflow heute tatsächlich?

Aus dem Ziel des KI-Projekts (AI Business Case) kennen Sie bereits den Workflow, in den KI integriert werden soll. Der Workflow ist der konkrete Projektort.

Er ist Teil des Fokus im Projekt.

Zuerst wird dieser Workflow sichtbar gemacht. Der Grundsatz lautet:

Ein funktionierender Workflow besitzt einen Wert: Er läuft bereits und erzeugt Geschäftsergebnisse. Deshalb wird zunächst der Ist-Zustand aufgenommen und nicht vorschnell umgebaut.

Wie läuft unser Workflow heute von Anfang bis Ende?

1. Worum geht es und wozu?

Sie kennen aus Ihrem Projekt-Fokus den Workflow, an dem Sie arbeiten wollen.

Jetzt machen Sie daraus zunächst ein einfaches gemeinsames Bild. Noch kein perfektes Prozessmodell. Noch keine detaillierte Dokumentation. Und noch keine Suche nach KI-Potenzialen.

Zunächst soll jeder Beteiligte sehen:

Das ist wichtig, weil spätere Entscheidungen über KI immer innerhalb dieses realen Workflows getroffen werden.

2. Was haben Sie am Ende?

Eine grobe Workflow-Skizze mit:

• Startpunkt,
• Endpunkt und Ergebnis,
• den wesentlichen Etappen,
• ihrer Reihenfolge,
• den wichtigsten beteiligten Bereichen oder Rollen,
• offenen Fragen, die noch geklärt werden müssen.

Die Skizze ist bewusst noch einfach. Sie ist der Rohbau des Workflow-Modells.

3. Was brauchen Sie dafür?

Sie brauchen:

• Ihren Projekt-Fokus-Canvas,
• Menschen, die im Workflow tatsächlich arbeiten,
• vorhandene Prozessbeschreibungen, soweit sie hilfreich sind,
• eine Fläche zum gemeinsamen Arbeiten,
• Karten oder digitale Sticky Notes.

Die Karten schaffen Flexibilität, solange Ablauf und Struktur noch verändert werden.

4. Wie gehen Sie vor?

Schritt 1 – Workflow abgrenzen

Beginnen Sie mit dem Projekt-Fokus.

Fragen Sie:

Der Workflow muss zum Business-Ziel passen, aber nicht das gesamte Unternehmen abbilden. Nehmen Sie nur den Ablauf auf, der für Ihr Projekt relevant ist.

Schritt 2 – Die wesentlichen Etappen skizzieren

Gehen Sie mit dem Workflow-Team den Ablauf von Anfang bis Ende durch. Schreiben Sie jede wesentliche Etappe zunächst auf eine eigene Karte.

Fragen Sie:

Ordnen Sie die Karten so lange um, bis der Ablauf für das Team ungefähr stimmt. Details kommen später.

Schritt 3 – Den Workflow gemeinsam durchspielen

Gehen Sie die Skizze jetzt einmal vollständig durch.

Fragen Sie:

Notieren Sie:

• fehlende Schritte,
• unterschiedliche Sichtweisen,
• unklare Übergänge,
• offene Fragen.

Versuchen Sie nicht, jede Diskussion sofort abschließend zu lösen.

Ziel ist ein brauchbares gemeinsames Modell, kein perfektes Prozesshandbuch. Die Logik ist – skizzieren, gemeinsam durchspielen, Lücken erkennen und ein vorläufiges Modell als Projekt-Rohbau erzeugen.

Beispiel – Schokofino

Schokofino hat im Projekt-Fokus die Rezeptentwicklung als relevanten Workflow bestimmt.

Die erste Skizze sieht einfach aus:

Noch wird nicht untersucht, welche dieser Stellen langsam ist oder wo KI helfen könnte. Zuerst muss das Team zustimmen:

5. Wann ist Ihr Ergebnis gut genug?

Ihre Workflow-Skizze ist gut genug, wenn:

• Start und Ende klar sind,
• das Ergebnis des Workflows klar ist,
• die wesentlichen Etappen sichtbar sind,
• ihre Reihenfolge nachvollziehbar ist,
• die Workflow-Mitarbeiter den Ablauf wiedererkennen,
• offene Fragen sichtbar sind.

Eine einfache Prüffrage:

6. Typische Fehler

Sofort zu detailliert werden

Sie brauchen zunächst das Gesamtbild.

Den Soll-Prozess zeichnen

Modellieren Sie, wie heute tatsächlich gearbeitet wird, nicht wie es idealerweise sein sollte.

Bereits nach KI-Einsatzorten suchen

Das verstellt den Blick. Erst den Workflow verstehen. Danach wird analysiert.

Nur Führungskräfte modellieren lassen

Menschen, die täglich im Workflow arbeiten, kennen viele Details, die in offiziellen Prozessbeschreibungen fehlen.

7. Vorlage – Workflow Sketch

Workflow:

Welchen Workflow modellieren wir?

Ergebnis:

Was kommt am Ende heraus?

Start:

Wo beginnt der Workflow?

Ende:

Wann ist er abgeschlossen?

Wesentliche Etappen:

Beteiligte Rollen/Bereiche:

Offene Fragen:

Was passiert in unserem Workflow tatsächlich?

1. Worum geht es und wozu?

Die erste Skizze zeigt den grundsätzlichen Ablauf. Jetzt wird sie belastbarer. Denn ein Workflow besteht nicht nur aus den sichtbaren Kästen eines Prozessdiagramms. Dahinter steckt in der Regel mehr.

Menschen:

• treffen Entscheidungen,
• tauschen Informationen aus,
• übergeben Arbeit,
• korrigieren Fehler,
• lösen Sonderfälle,
• überspringen Schritte,
• greifen aus Erfahrung ein,
• benutzen informelle Hilfsmittel.

Gerade diese Arbeit ist häufig nicht vollständig dokumentiert.

Denn Workflow-Mitarbeiter lösen routinemäßig Probleme „ungefragt, unbewusst und undokumentiert“. Dieses implizite Wissen fehlt der KI-Lösung später, nur der sichtbare “offizielle” Prozess beachtet wird.

Deshalb lautet die zentrale Frage:

2. Was haben Sie am Ende?

Sie haben ein dokumentiertes Ist-Workflow-Modell.

Es zeigt:

• wesentliche Etappen und Teilabläufe,
• relevante Aktivitäten,
• beteiligte Rollen,
• wichtige Entscheidungen,
• benötigte und weitergegebene Informationen,
• Übergaben,
• Schleifen und Ausnahmen,
• informelle oder erfahrungsbasierte Eingriffe,
• offene oder strittige Punkte.

Noch wird nicht bewertet, welche Stelle ein Bottleneck ist. Analysiert wird im nächsten Schritt.

3. Was brauchen Sie dafür?

Sie brauchen:

• die Workflow-Skizze aus Aufgabe 1,
• Workflow-Mitarbeiter und Prozessexperten,
• vorhandene Prozessdokumente,
• relevante Formulare, Listen oder Systeme,
• Notizen über Ausnahmen und Sonderfälle,
• ein digitales Werkzeug zur Dokumentation.

4. Wie gehen Sie vor?

Schritt 1 – Die Etappen vertiefen

Nehmen Sie die einzelnen Etappen aus M1 nacheinander.

Fragen Sie:

Halten Sie fest:

• Aktivitäten,
• beteiligte Rollen,
• Entscheidungen,
• Informationen,
• Übergaben.

Wenn eine Etappe zu groß ist, zerlegen Sie sie in kleinere Teilworkflows.

Aber:

Sie bauen kein Prozessarchiv für die Ewigkeit. Sie bauen eine brauchbare Arbeitsgrundlage für das KI-Projekt.

Schritt 2 – Die reale Arbeit sichtbar machen

Jetzt fragen Sie die Workflow-Mitarbeiter:

Zum Beispiel:

• Wo müssen Sie nachfragen?
• Wo korrigieren Sie regelmäßig etwas?
• Wo gibt es Sonderfälle?
• Wo weichen Sie vom offiziellen Ablauf ab?
• Wo entscheidet Erfahrung statt einer dokumentierten Regel?
• Welche Informationen holen Sie sich informell?
• Was tun Sie, wenn etwas nicht funktioniert?

Diese Fragen sind besonders wichtig. Denn der sichtbare Prozess ist nicht der gesamte Workflow. Das „Ökosystem“ um den Workflow und versteckte Eingriffe der Mitarbeiter können für das Funktionieren des Prozesses entscheidend sein.

Schritt 3 – Digitalisieren und gemeinsam validieren

Übertragen Sie das Modell jetzt in eine digitale Form. Gehen Sie danach mit dem Team noch einmal von Anfang bis Ende hindurch.

Prüfen Sie:

Abweichende Sichtweisen werden zunächst dokumentiert. Das Ergebnis ist kein endgültiges Prozesshandbuch. Es ist ein ausreichend gutes Ist-Modell als gemeinsame Arbeitsgrundlage für das Projekt, ein „Rohbau für das Projekt“.

Beispiel – Schokofino

Am Anfang stand zunächst nur:

Jetzt nimmt das Team beispielsweise „Zutaten finden“ genauer unter die Lupe.

Nicht um schon zu fragen:

Sondern:

• Wer ist beteiligt?
• Welche Informationen werden weitergegeben?
• Welche Entscheidungen werden getroffen?
• Wo greifen erfahrene Mitarbeiter ein?
• Welche Sonderfälle gibt es?

Diese Informationen werden in das Workflow-Modell aufgenommen. Erst wenn das reale Bild ausreichend klar ist, beginnt die Analyse.

5. Wann ist Ihr Ergebnis gut genug?

Das Workflow-Modell ist ausreichend, wenn:

• das Workflow-Team sich darin wiedererkennt,
• die wesentlichen Aktivitäten sichtbar sind,
• wichtige Entscheidungen sichtbar sind,
• Informationsübergaben erkennbar sind,
• Verantwortlichkeiten nachvollziehbar sind,
• wichtige Ausnahmen und Schleifen dokumentiert sind,
• relevantes implizites Erfahrungswissen zumindest als Hinweis sichtbar ist,
• offene Punkte nicht verborgen werden,
• der Workflow End-to-End nachvollzogen werden kann.

Die Prüffrage:

Wenn ja, ist die Aufgabe abgeschlossen.

6. Typische Fehler

Den Prozess als schlecht oder mangelhaft ansehen

Der Prozess läuft und liefert dem Unternehmen Mehrwert. Also machen die Mitarbeiter vieles richtig. Manches vielleicht unbewusst und scheinbar zufällig. Genau das muss herausgefunden werden.

Sofort Ideen zur Überwindung von Unvollkommenheiten diskutieren

Das Modell soll nur die Realität zeigen. Neuerungen schaden.

Unterschiedliche Sichtweisen glattbügeln

Wenn zwei Teams denselben Ablauf unterschiedlich beschreiben, ist das eine wichtige Information. Dokumentieren Sie den Unterschied.

Endlos modellieren

Das Modell muss ausreichend gut für das Projekt sein, nicht vollständig.

7. Vorlage – Workflow Model

Für jede relevante Etappe:

Etappe / Teilworkflow

Ergebnis dieser Etappe

Aktivitäten

Beteiligte Rollen

Entscheidungen

Benötigte / erzeugte Informationen

Übergabe an

Ausnahmen / Schleifen / Sonderfälle

Erfahrungswissen / informelle Eingriffe

Offene Fragen / unterschiedliche Sichtweisen