Step 1 · Aufgabe
Modellieren Sie den realen Workflow
Wie läuft unser Workflow heute wirklich von Anfang bis Ende ab — und was passiert dabei tatsächlich, nicht nur auf dem Papier?
1 · Worum es geht und wozu
Warum Sie den Workflow zuerst verstehen müssen
Sie kennen aus Ihrem AI Business Case den Workflow, an dem Sie arbeiten wollen. Jetzt machen Sie daraus mit den Workflow-Mitarbeitern ein gemeinsames, realistisches Bild.
Das ist wichtig, weil spätere Entscheidungen über KI immer innerhalb dieses realen Workflows getroffen werden. Und weil ein Workflow selten so läuft, wie er dokumentiert ist.
Menschen treffen Entscheidungen, tauschen Informationen aus, übergeben Arbeit, korrigieren Fehler, lösen Sonderfälle, überspringen Schritte, greifen aus Erfahrung ein und benutzen informelle Hilfsmittel. Diese Arbeit ist häufig nicht dokumentiert. Workflow-Mitarbeiter lösen viele Probleme ungefragt, unbewusst und undokumentiert. Genau dieses implizite Wissen fehlt später der KI-Lösung, wenn nur der offizielle Prozess betrachtet wird.
2 · Was Sie am Ende haben
Ein dokumentiertes Ist-Workflow-Modell
Am Ende dieser Aufgabe haben Sie ein Modell mit:
- Startpunkt und Endpunkt mit klarem Ergebnis
- den wesentlichen Etappen und ihrer Reihenfolge
- beteiligten Rollen und Bereichen
- wichtigen Entscheidungen
- benötigten und weitergegebenen Informationen
- Übergaben zwischen Rollen oder Systemen
- Schleifen, Ausnahmen und Sonderfällen
- informellen oder erfahrungsbasierten Eingriffen
- offenen oder strittigen Punkten
Noch wird nicht bewertet, welche Stelle ein Bottleneck ist — das kommt im nächsten Schritt.
3 · Was Sie dafür brauchen
Ihre Voraussetzungen
- Ihren Projekt-Fokus-Canvas
- Menschen, die im Workflow tatsächlich arbeiten — nicht nur Führungskräfte
- vorhandene Prozessbeschreibungen, soweit sie hilfreich sind
- eine Fläche zum gemeinsamen Arbeiten, Karten oder digitale Sticky Notes
- ein digitales Werkzeug für das fertige Modell
4 · Wie Sie vorgehen
Drei Arbeitsschritte mit den Workflow-Mitarbeitern
Sie arbeiten mit den Workflow-Mitarbeitern in drei aufeinanderfolgenden Arbeitsschritten. Die Reihenfolge ist wichtig — jeder Schritt macht den nächsten möglich.
Skizze und Durchsprache
Beginnen Sie mit dem Projekt-Fokus.
- Wo beginnt unser Workflow?
- Wo endet er?
- Welches Ergebnis muss am Ende vorliegen?
Der Workflow muss zum Business-Ziel passen, aber nicht das gesamte Unternehmen abbilden. Nehmen Sie nur den Ablauf auf, der für Ihr Projekt relevant ist.
Gehen Sie dann mit dem Workflow-Team den Ablauf von Anfang bis Ende durch. Schreiben Sie jede wesentliche Etappe auf eine eigene Karte.
- Was passiert als Erstes?
- Was passiert danach?
- Was muss geschehen, bevor die nächste Etappe beginnen kann?
Ordnen Sie die Karten so lange um, bis der Ablauf für das Team ungefähr stimmt. Gehen Sie die Skizze dann einmal vollständig durch:
Notieren Sie fehlende Schritte, unterschiedliche Sichtweisen, unklare Übergänge und offene Fragen. Versuchen Sie nicht, jede Diskussion sofort zu lösen. Am Ende dieses Schritts steht ein grobes gemeinsames Bild, das für alle Beteiligten stimmig ist.
Vertiefung mit Details
Jetzt gehen Sie in die Tiefe — an den Stellen, die für das Projekt relevant sind. Nicht jede Etappe muss gleich detailliert werden.
Nehmen Sie die einzelnen Etappen nacheinander. Fragen Sie: Was passiert hier konkret?
Halten Sie fest:
- Aktivitäten
- beteiligte Rollen
- Entscheidungen
- benötigte und erzeugte Informationen
- Übergaben
Wenn eine Etappe zu groß ist, zerlegen Sie sie in kleinere Teilworkflows — aber nur so tief wie nötig. Sie bauen kein Prozessarchiv für die Ewigkeit, sondern eine brauchbare Arbeitsgrundlage für Ihr KI-Projekt.
Und jetzt kommt der entscheidende Teil der Vertiefung. Fragen Sie die Workflow-Mitarbeiter:
- Wo müssen Sie nachfragen?
- Wo korrigieren Sie regelmäßig etwas?
- Wo gibt es Sonderfälle?
- Wo weichen Sie vom offiziellen Ablauf ab?
- Wo entscheidet Erfahrung statt einer dokumentierten Regel?
- Welche Informationen holen Sie sich informell?
- Was tun Sie, wenn etwas nicht funktioniert?
Diese Fragen sind besonders wichtig. Denn der sichtbare Prozess ist nicht der gesamte Workflow. Das „Ökosystem" um den Workflow und versteckte Eingriffe der Mitarbeiter können für das Funktionieren entscheidend sein.
Dokumentation und Prüfung
Übertragen Sie das Modell jetzt in eine digitale Form. Bringen Sie alles zusammen, was in den ersten beiden Schritten entstanden ist — Skizze, vertiefte Etappen, Ausnahmen, Erfahrungswissen, offene Fragen.
Gehen Sie mit dem Team dann noch einmal von Anfang bis Ende durch:
- Passt der Ablauf zusammen?
- Fehlt etwas?
- Kann der Workflow so tatsächlich sein Ergebnis erzeugen?
- Welche Punkte sehen Beteiligte unterschiedlich?
- Erkennen sich alle wieder?
Abweichende Sichtweisen werden dokumentiert, nicht glattgebügelt. Wenn zwei Teams denselben Ablauf unterschiedlich beschreiben, ist das eine wichtige Information für die spätere Analyse — kein Problem, das im Modell verschwinden soll.
Das Ergebnis ist kein endgültiges Prozesshandbuch. Es ist ein ausreichend gutes Ist-Modell als gemeinsame Arbeitsgrundlage für das Projekt — ein Rohbau für das Projekt.
5 · Beispiel
Schokofino
Schokofino hat im Projekt-Fokus die Rezeptentwicklung als relevanten Workflow bestimmt.
Nach Schritt 1
Es steht eine einfache Skizze:
Kundenvorlieben erfassen → Zutaten finden → Rezeptvarianten testen
Das Team stimmt zu: Ja — so funktioniert unser Workflow grundsätzlich.
In Schritt 2
Das Team nimmt die Etappe „Zutaten finden" genauer unter die Lupe. Wer ist beteiligt? Welche Informationen werden weitergegeben? Welche Entscheidungen werden getroffen? Und die entscheidende Frage: Wo greifen erfahrene Mitarbeiter ein? Welche Sonderfälle gibt es? Welche Erfahrung entscheidet, obwohl sie nirgendwo dokumentiert ist?
Dabei stellt sich heraus, dass die Einkäufer bei bestimmten Kakaosorten immer noch einen erfahrenen Kollegen fragen — nicht weil das im Prozess steht, sondern weil es sich über Jahre bewährt hat. Diese Information wäre im Prozesshandbuch nie aufgetaucht.
In Schritt 3
Das Team bringt alles zusammen, überträgt es in eine digitale Form und geht es noch einmal durch. Das erfahrungsbasierte Nachfragen wird als informeller Eingriff dokumentiert, offene Fragen zur Übergabe zwischen Einkauf und Entwicklung werden festgehalten. Das Modell ist bereit für den nächsten Schritt: die Analyse der Engpässe.
6 · Wann Ihr Ergebnis gut genug ist
Ihre Prüfliste
Ihr Workflow-Modell ist ausreichend, wenn:
- das Workflow-Team sich darin wiedererkennt
- Start, Ende und Ergebnis klar sind
- die wesentlichen Aktivitäten und ihre Reihenfolge sichtbar sind
- wichtige Entscheidungen sichtbar sind
- Informationsübergaben erkennbar sind
- Verantwortlichkeiten nachvollziehbar sind
- wichtige Ausnahmen und Schleifen dokumentiert sind
- relevantes implizites Erfahrungswissen zumindest als Hinweis sichtbar ist
- offene Punkte nicht verborgen werden
- der Workflow End-to-End nachvollzogen werden kann
Die Prüffrage: Könnten wir mit diesem Modell gemeinsam untersuchen, was unseren Workflow heute bremst?
Wenn ja, ist die Aufgabe abgeschlossen.
7 · Typische Fehler
Worauf Sie besonders achten sollten
Ohne die richtigen Menschen modellieren
Wenn nur Führungskräfte am Whiteboard stehen, entsteht das offizielle Bild — nicht der reale Workflow. Menschen, die täglich im Workflow arbeiten, kennen die Details, die in Prozessbeschreibungen fehlen.
Den Soll-Prozess zeichnen
Modellieren Sie, wie heute tatsächlich gearbeitet wird, nicht wie es idealerweise sein sollte.
Den Prozess als schlecht oder mangelhaft ansehen
Der Prozess läuft und liefert Mehrwert. Also machen die Mitarbeiter vieles richtig — manches bewusst, manches unbewusst und scheinbar zufällig. Genau das muss herausgefunden werden.
Bereits nach KI-Einsatzorten suchen
Das verstellt den Blick. Erst den Workflow verstehen. Danach wird analysiert.
Sofort zu detailliert werden
Ohne die Skizze aus Schritt 1 geht die Übersicht verloren. Details gehören in Schritt 2 und auch dort nur an den relevanten Stellen.
Unterschiedliche Sichtweisen glattbügeln
Wenn zwei Teams denselben Ablauf unterschiedlich beschreiben, ist das eine wichtige Information — kein Problem, das gelöst werden muss.
Sofort Ideen zur Verbesserung diskutieren
Das Modell soll die Realität zeigen. Neuerungen schaden.
Endlos modellieren
Das Modell muss ausreichend gut für das Projekt sein, nicht vollständig.
8 · Vorlage
Workflow-Modell
Kopf
Workflow
Welchen Workflow modellieren wir?
Ergebnis
Was kommt am Ende heraus?
Start
Wo beginnt der Workflow?
Ende
Wann ist er abgeschlossen?
Skizze (aus Schritt 1)
Für jede relevante Etappe (aus Schritt 2)
| Etappe / Teilworkflow | |
|---|---|
| Ergebnis dieser Etappe | |
| Aktivitäten | |
| Beteiligte Rollen | |
| Entscheidungen | |
| Benötigte / erzeugte Informationen | |
| Übergabe an | |
| Ausnahmen / Schleifen / Sonderfälle | |
| Erfahrungswissen / informelle Eingriffe | |
| Offene Fragen / unterschiedliche Sichtweisen |