1 · Ausgangslage
Worum geht es – und was steht auf dem Spiel?
Vielleicht ist das die Entscheidung, bei der Sie am stärksten spüren, dass KI jetzt wirklich in Ihr Unternehmen hinein soll.
Bis hierhin konnten Sie über Möglichkeiten sprechen, Anbieter anschauen, Anwendungen testen und Business Cases rechnen.
Jetzt geht es darum, einen funktionierenden Geschäftsprozess tatsächlich zu verändern.
Und genau da wird es ernst.
Denn Ihre Prozesse laufen heute nicht zufällig so, wie sie laufen. Sie wurden über Jahre angepasst. Ihre Mitarbeiter kennen die Abläufe, wissen, wo Ausnahmen liegen, und haben Routinen entwickelt, mit denen das Unternehmen zuverlässig funktioniert.
Wenn Sie KI integrieren, greifen Sie in dieses eingespielte System ein.
Dabei wollen Sie zwei Dinge gleichzeitig erreichen:
- Die KI soll möglichst schnell einen wirtschaftlichen Nutzen bringen.
- Der laufende Betrieb soll zuverlässig weiterlaufen.
Beispiel Schokoladenfirma
Die KI soll die Suche nach neuen Lieferanten beschleunigen. Heute übernehmen erfahrene Einkäufer Recherche, Vorauswahl und Bewertung.
Jetzt könnten Sie versuchen, diesen Prozess komplett neu zu gestalten. Oder Sie lassen die KI zunächst einen klar abgegrenzten Teil übernehmen – zum Beispiel aus mehreren Hundert möglichen Lieferanten eine qualifizierte Vorauswahl zu erstellen.
Für das Unternehmen ist entscheidend, welcher Weg schneller zu einem belastbaren Nutzen führt und gleichzeitig den bestehenden Einkauf zuverlässig weiterarbeiten lässt.
2 · Auswahl
Was sind die Kriterien und Optionen?
Im Wesentlichen können Sie KI auf drei Arten einführen: Agil, über einen Pilot oder planmäßig auf Basis eines vorher verstandenen und gestalteten Prozesses.
Agil
Sie beginnen mit einer überschaubaren Lösung, setzen sie früh ein und entwickeln sie anhand der Erfahrungen schrittweise weiter.
Das kann sinnvoll sein, wenn
- die Aufgabe gut abgrenzbar ist,
- Veränderungen leicht rückgängig gemacht werden können,
- schnell gelernt werden soll,
- das Risiko für den laufenden Betrieb gering ist.
Pilot
Sie testen eine KI-Lösung zunächst in einem begrenzten Bereich.
Damit können Sie herausfinden,
- ob die KI die Aufgabe überhaupt ausreichend gut lösen kann,
- wie Mitarbeiter damit arbeiten,
- welche Probleme im praktischen Einsatz auftreten,
- ob sich der erwartete Nutzen zeigt.
Ein Pilot ist besonders hilfreich, wenn noch wesentliche Unsicherheiten bestehen.
Planmäßig / Design-based
Sie verstehen zunächst den bestehenden Prozess, bestimmen den Engpass und die benötigten Informationen und gestalten dann gezielt die KI-Integration.
Ihr MASTER-Plan folgt genau diesem Ansatz:
Dieser Weg ist besonders wichtig, wenn die KI in einen wirtschaftlich relevanten oder sensiblen Prozess eingreift und die Wechselwirkungen genau verstanden werden müssen.
Für Ihre Entscheidung sind vor allem diese Kriterien wichtig:
- Wie wichtig ist der betroffene Prozess?
- Wie groß wäre der Schaden bei einer Störung?
- Wie gut verstehen wir den Prozess heute?
- Wie viel Erfahrungswissen steckt darin?
- Wie klar ist die KI-Aufgabe?
- Wie leicht können Änderungen rückgängig gemacht werden?
- Wie groß sind Nutzen und Risiko?
- Wie viel müssen wir verändern, damit KI überhaupt sinnvoll arbeiten kann?
3 · Schwierigkeit
Warum ist diese Entscheidung für Sie schwierig?
Weil alle drei Wege vernünftig klingen.
„Wir starten einfach agil.“
Das klingt schnell und unkompliziert.
„Wir machen erst einmal einen Pilot.“
Das klingt vorsichtig und risikoarm.
„Wir planen das sauber durch.“
Das klingt verantwortungsvoll.
Aber jeder Ansatz hat seine Fallen.
Ein agiles Vorgehen kann dazu führen, dass viel ausprobiert wird, ohne dass klar ist, welches Businessproblem eigentlich gelöst werden soll.
Ein Pilot kann hervorragend funktionieren – und trotzdem später nicht in den normalen Betrieb passen. Vielleicht waren die Daten im Test besonders gut vorbereitet, erfahrene Mitarbeiter ständig verfügbar oder technische Probleme wurden von einem Projektteam aufgefangen, das es später im Alltag nicht mehr gibt.
Ein sehr planmäßiges Vorgehen kann wiederum so umfangreich werden, dass Monate analysiert und konzipiert wird, bevor überhaupt sichtbar wird, ob die KI die Aufgabe wirklich beherrscht.
Hinzu kommt etwas, das man von außen leicht unterschätzt:
Erfahrene Mitarbeiter kennen Ausnahmen, Abkürzungen, Qualitätsmerkmale und Zusammenhänge, die nirgends aufgeschrieben sind.
Wenn dieses Wissen bei der Integration fehlt, kann eine technisch gute KI-Lösung im Alltag trotzdem scheitern.
Und schließlich wissen Sie vor dem ersten Projekt noch nicht genau, wie viel Veränderung tatsächlich notwendig sein wird.
Die typische Falle besteht darin, sich zuerst für eine Methode zu entscheiden und anschließend das Problem in diese Methode hineinzupressen.
Beispiel Schokoladenfirma
Ein Pilot zur Lieferantensuche kann beeindruckend aussehen. Die KI findet in wenigen Stunden 20 interessante Lieferanten.
Im Alltag stellt sich dann vielleicht heraus, dass die Einkäufer bestimmte Qualitätsmerkmale berücksichtigen, die nirgendwo dokumentiert waren. Oder dass die Ergebnisse nicht in das bestehende Einkaufssystem übernommen werden können.
Der Pilot hat gezeigt, dass KI recherchieren kann. Er hat noch nicht gezeigt, dass die Lösung im Unternehmen zuverlässig funktioniert.
4 · Start
Was sind drei gute erste Schritte?
Den bestehenden Prozess wirklich verstehen
Schauen Sie sich zunächst an, wie die Arbeit heute tatsächlich erledigt wird. Nicht nur das Prozessdiagramm.
Fragen Sie die Menschen, die den Prozess jeden Tag durchführen:
- Was machen Sie wirklich?
- Wo gibt es Ausnahmen?
- Wo brauchen Sie Erfahrung?
- Wo verlieren Sie Zeit?
- Wo entstehen Fehler oder Rückfragen?
- Welche Informationen sind entscheidend?
Damit bekommen Sie ein realistisches Bild dessen, was Sie verändern wollen.
Die KI-Aufgabe klar abgrenzen
Bestimmen Sie möglichst genau: Was soll die KI übernehmen – und was zunächst nicht?
Je klarer die Aufgabe, desto leichter können Sie testen, ob die KI sie zuverlässig beherrscht und ob ein wirtschaftlicher Nutzen entsteht.
Gerade beim ersten Projekt ist es oft sinnvoll, die Aufgabe eher kleiner als größer zu schneiden.
Den passenden Integrationsweg wählen
Jetzt können Sie entscheiden:
- Können wir agil beginnen?
- Brauchen wir zunächst einen Pilot?
- Ist der Prozess so wichtig oder komplex, dass wir die Integration systematisch mit MASTER gestalten sollten?
Die Methode folgt damit dem konkreten Problem, dem Risiko und dem notwendigen Veränderungsumfang.
5 · Aufmerksamkeit
Worauf muss ich besonders achten?
Beim Prozessverständnis
Sprechen Sie mit den Menschen, die die Arbeit wirklich machen. Gerade die erfahrensten Mitarbeiter kennen häufig die Regeln und Ausnahmen, die in keinem Prozesshandbuch stehen.
Bei der KI-Aufgabe
Verlangen Sie beim ersten Schritt nicht mehr von der KI, als für einen wirtschaftlichen Nutzen notwendig ist. Wenn eine Vorauswahl von 20 Lieferanten bereits Wochen spart, muss die KI nicht sofort selbst die endgültigen drei Lieferanten bestimmen.
Bei der Wahl des Integrationsansatzes
Lassen Sie sich nicht von Begriffen wie „agil“ oder „Pilot“ beruhigen. Entscheidend ist, ob der gewählte Weg Ihnen zuverlässig zeigt, dass die KI im wirklichen Geschäftsprozess Nutzen bringt und dort dauerhaft funktionieren kann.
Verändern Sie zunächst nur so viel, wie für eine erfolgreiche KI-Integration notwendig ist.
6 · Danach
Was folgt aus der Entscheidung?
Wenn Sie wissen, wie Sie die KI in den bestehenden Prozess integrieren wollen, werden die nächsten Entscheidungen konkreter.
Wer führt das Projekt?
Owner, Projektleiter und beteiligte Fachleute müssen feststehen.
Wie sieht der konkrete Business Case aus?
Nutzen, Kosten, Risiken und Voraussetzungen werden belastbar gemacht.
Wie wird das Projekt geplant und durchgeführt?
Aufgaben, Tests, Integration, Einführung und Übergang in den Betrieb müssen organisiert werden.
Die einfache Folge
Damit haben Sie entschieden, auf welchem Weg aus einer KI-Idee eine funktionierende Lösung in Ihrem Unternehmen werden soll.
Integrationsansatz → Projektverantwortung → Business Case → Projektplanung und Umsetzung